Журнал: сетка записей на каждый день

1. Колонки: «Сотрудники» или «Ресурсы»

В виде «День» сотрудники с выходным по графику скрыты, если у них нет записей на эту дату. Сотрудник с существующими записями остаётся видимым даже в выходной; записи не отменяются и не переносятся. При внеплановом выходе нажмите «Добавить сотрудника на смену», выберите сотрудника и рабочее время. Смена сохраняется только на выбранную дату: выходной или отсутствие этого дня заменяется рабочим интервалом, недельный график и перерывы сохраняются. Действие доступно с правом изменения сотрудников и при подключении к сети; его можно найти в поиске команд. Если график не удалось загрузить, колонка остаётся видимой. В неделе, месяце и списке сохраняется обычный обзор.

Раз в день в журнале может появиться небольшая подсказка помощника: что проверить в записях или какой вопрос поможет разобраться с делами. Она не отправляет запросы и не меняет данные сама. Подробнее — подсказка дня и её отключение.

Переключатель «Сотрудники | Ресурсы» в тулбаре решает, что является колонкой: мастера-исполнители (с должностью в подзаголовке) или ресурсы — залы, кресла, оборудование (с вместимостью «до N чел.»). В режиме «Сотрудники» доступен фильтр «Все должности», у ресурсов — фильтр «Все объекты», если объектов несколько. Сотрудники заводятся в справочнике сотрудников, ресурсы — в справочнике ресурсов.

Пока вы не выбрали вид сами, журнал выбирает его за вас: «Сотрудники» — если ресурсов в организации нет, а также у ролей «Менеджер», «Сотрудник» и «Подрядчик» (они ищут в журнале себя, а не зал); в остальных случаях — «Ресурсы». Ваш выбор запоминается на этом устройстве и сильнее умолчания.

В режиме «Сотрудники» сетка затеняет нерабочие часы по графику мастера, а из заголовка колонки можно открыть редактор его графика прямо в журнале. Клик по заголовку колонки делает мастера «активным» — голосовая запись через AI подставит его исполнителем.

Календарь выбора даты (тап по дате в шапке, на компьютере — по метке даты в панели) идёт сплошной лентой месяцев: листайте её вверх-вниз, как в календаре телефона — прошлое и будущее подгружаются на ходу, стрелки ‹ › перелистывают на месяц назад или вперёд от того, что сейчас на экране. Под числом видно занятость дня, как в календаре iPhone: одна запись — точка, дальше метка вытягивается — две записи короче, три длиннее, самая длинная полоска — четыре записи и больше. Точное число записей называет экранный диктор. Если в шапке выбран один мастер или ресурс, занятость считается по нему, а не по всей организации. Отменённые записи день не занимают.

2. Режимы: День · Неделя · Месяц · Список · Лист ожидания

• «День» — основная мультиколоночная сетка. На компьютере над ней — карта выездов дня с кнопкой «Маршрут», если у записей этого дня есть адрес с точкой на карте. Если выездов нет (например, вы принимаете у себя), карты нет совсем.
• «Неделя» — 7 дней одного исполнителя. Работает только с колонками «Сотрудники»: выберите мастера в селекторе (на телефоне — пилюлей в шапке).
• «Месяц» — обзор загрузки; клик по дню проваливается в «День». Только десктоп.
• «Список» — те же записи дня плоским списком, удобно отмечать оплату.
• «Лист ожидания» — очередь заявок «всё занято» (раздел 5).

Рядом — масштаб −/+ (высота часа: «Компактный», «Обычный», «Крупный», «Максимальный») и «Кратность сетки» (шаг делений: 5/10/15/30 минут — общий для всего филиала). На телефоне всё это собрано в лист «Режим журнала» (кнопка в мобильной шапке): сегмент Сотрудники/Ресурсы, виды «День» · «Список» · «Неделя», «Кратность журнала» и «Количество столбцов» на экране. Выбранный вид запоминается за вами и на других устройствах.

3. Создать запись

• Клик по пустому слоту — время и колонка уже подставлены. Что откроется, решает настройка «Тип записи по умолчанию» (настройки журнала): «Индивидуальная» — сразу окно записи, «Групповая» — окно группового занятия, «Смешанная» — сначала выбор «Запись / Групповое занятие» (и «Перерыв», если включён).
• Кнопка «+ Создать» в левом меню (на телефоне круглая «＋» в нижней панели) одна на весь кабинет. В журнале на компьютере она открывает обычную запись на день, открытый в журнале. На телефоне сначала спросит, что создать (запись или групповое занятие) и на какое время, так же как клик по пустому слоту.
• Поле «Найти клиента…» в тулбаре — выбрали человека из базы → окно записи открывается с ним уже заполненным.
• На телефоне строка «Клиент» в окне записи открывает экран клиента. Сверху — форма «Новый клиент»: сначала телефон, потом имя. Если такой номер уже есть в базе, прямо под полем появится «⚠ Уже есть: …» с кнопкой «Выбрать» — она подставит существующего клиента. Если это всё-таки другой человек, нажмите «Добавить как нового» — заведётся отдельная карточка. Номер сверяется в любом формате: «903 222-11-00», «8 903 2221100» и «+7 (903)…» — один и тот же. Ниже формы — список «Клиенты» с поиском по имени и номеру: тап по строке выбирает человека и возвращает к записи. Если услуги уже выбраны, кнопка формы называется «Создать запись» и создаёт запись сразу. В окне записи на компьютере форма нового клиента устроена так же: телефон первым, предупреждение о совпадении под ним.
• Услуги в окне записи (и в «Добавить услугу» карточки визита) сгруппированы по категориям — в том порядке, что задан в «Настройки → Услуги». Группы свёрнуты: нажмите на название категории, чтобы раскрыть её. Раскрытые группы запоминаются на этом устройстве — в следующий раз они откроются раскрытыми. Поиск по названию услуги или категории сам раскрывает найденное. Рядом с названием группы — сколько в ней услуг, а если в свёрнутой группе уже что-то выбрано, там написано, например, «1 выбрано».
• Поле «Дата» в окне записи (и в листе «Перенести») открывает тот же календарь-ленту с занятостью: сразу видно, какие дни уже плотно заняты, а какие свободны. Если исполнитель выбран, точки показывают загрузку именно этого мастера.
• В правом нижнем углу две круглые кнопки: справка «?» и «Помощник» (ИИ-ассистент). Записать работу голосом можно через помощника. На телефоне обе стоят выше ленты дней и не ложатся на «Вс».

Окно записи умеет больше, чем «один визит»: серия повторяющихся записей и несколько визитов одного клиента подряд создаются из того же окна. Услуги записи собираются из прайса — по ним сервер считает длительность и стоимость.

У праздничных агентств и площадок кабинет называет запись «Событие», а услуги записи «Смета». Только у них есть и тип записи (день рождения, свадьба, корпоратив…): в сетке он стоит сокращением после времени: «15:00 ДР · Иванова». У остальных отраслей типа записи нет, и строка короче: «15:00 · Иван».

4. Работа с записью: меню, два статуса и перенос

Долгое нажатие (на телефоне) или правый клик (на десктопе) по записи открывает меню: «Редактировать», «Перенести», «Сменить исполнителя», «Дублировать» и — для ролей с правом удаления — «Удалить полностью» (стирает запись насовсем; записи с проведёнными оплатами сервер удалить не даст).

На компьютере клик по записи открывает её карточку сбоку, а журнал остаётся на экране. В ней шапка с отметками визита и главной кнопкой следующего шага (принять запись, запросить подтверждение, клиент пришёл, оплатить, записать снова); нажатие на время переносит запись, на мастера меняет его. Ниже кратко чек: услуги, итог, внесено и остаток с кнопкой «Принять оплату», и кратко клиент: связь, предупреждения, визиты и неявки. Оплата из журнала занимает два нажатия: «Принять оплату» и «Провести». Комментарий, скидки, связь, документы и история записи открываются по «Открыть полностью». Клик по другой записи покажет её в той же панели; закрыть панель можно крестиком, клавишей Esc или кнопкой «назад» браузера. Ctrl+клик (на Mac ⌘+клик) открывает запись в новой вкладке. Так же открываются записи из «Месяца», с карты выездов и из строки «Отменённые за день».

На телефоне касание по записи открывает её шторку: отметки визита, клиент, услуги, оплата. Жест «назад» закрывает шторку (с вложенного экрана — сначала возвращает на шторку) и оставляет вас в журнале; если в шторке что-то изменено и не сохранено, сначала спросит. После отметки «Пришёл» шторка сама прокручивается к блоку «Оплата», если остался долг. «Удалить запись полностью» стоит в самом низу шторки, отдельно от переноса 🗓, и всегда переспрашивает: «Отмена» оставляет запись и шторку открытой. Пока открыта экранная клавиатура, кнопка «Сохранить» и нижние плавающие панели скрыты, чтобы оставить место для ввода. Закройте клавиатуру — кнопки вернутся, введённые данные сохранятся в форме. Нажмите длительность записи и выберите часы и минуты, как при выборе времени начала: на iPhone откроются системные крутилки. Формат поля — часы : минуты. Количество услуги можно вписать в поле. Страницу можно увеличить двумя пальцами.

Касание может открывать и не шторку, а экран записи на весь телефон. Какой вариант видят все салоны, выбирает владелец платформы. На экране записи сверху стрелка «‹» (назад в журнал), имя клиента с номером записи и «⋯» (изменить, перенести, сменить мастера, записать снова, этап, удалить). Ниже шапка: услуга, нажатие на время переносит запись, на мастера меняет его, и четыре отметки визита в одну строку. Дальше идут предупреждения о клиенте и сам клиент (звонок и мессенджеры открываются нажатием на номер), чек (услуги, скидки и промокод; строку услуги с ✎ правят нажатием), блок «Цвет», «Дата и время» и «Длительность» (цвет записи в журнале и её длительность цифрами сохраняются сразу, нажатие на дату и время открывает перенос записи), оплата («Наличные», «Карта», «Разделить оплату», предоплата «% от суммы» или «₽ суммой», ссылка на онлайн-оплату), комментарий (пишите сразу в поле, текст сохраняется сам, когда вы уходите из поля) и разделы «Связь» (запросить подтверждение), «Документы», «История», «Учёт» и «История визитов» клиента. Раскрытые разделы телефон запоминает: в следующей записи они будут раскрыты так же. В блоке предоплаты по умолчанию выбраны «₽ суммой»: введите сумму (или переключитесь на процент), выберите способ внесения и нажмите«Назначить предоплату». Это сразу записывает оплату, увеличивает «Оплачено» и уменьшает остаток — отдельно нажимать «Внести» не нужно. Уже назначенный неоплаченный этап проводится кнопкой «Внести предоплату»; сумму можно поправить перед нажатием. Ошибочную оплату отменяют в списке проведённых оплат. Внизу всегда под пальцем кнопка звонка клиенту и главная кнопка следующего шага: «Запросить подтверждение», «Клиент пришёл», «Оплатить N ₽», «Записать снова». Оплата открывается отдельным экраном, кнопка «Провести» внизу: пришедший клиент оплачивается в два нажатия, без прокрутки. Общей кнопки «Сохранить» нет: каждое действие сохраняется сразу, и в сообщении после него есть «Вернуть как было». Жест «назад» закрывает экран записи и оставляет вас на том же дне журнала.

«Дублировать» — копия записи на другое время: окно спросит дату и время (по умолчанию — тот же час следующего дня) и после «Создать копию» поставит в журнал новую запись с тем же клиентом, исполнителем, услугами и настройками. Исходная остаётся на месте. Статус визита и оплаты у копии свои — с нуля. На то же время копию того же исполнителя не создать: он уже занят исходной записью — для этого есть «Перенести», если нужно сдвинуть саму запись.

Ниже в меню — две независимые оси статуса, и их важно не путать:

• «Визит клиента» — присутствие: Ожидание → Клиент подтвердил → Пришёл / Не пришёл. Именно эта ось питает статистику неявок и «оформление визита». Отметка «Не пришёл» и откат оплаченного «Пришёл» переспрашивают подтверждение.
• «Воронка сделки» — этап продажи (те же колонки, что на Канбане экрана «Записи»; если вы переименовали колонки — здесь будут ваши названия).

Перенос — перетаскиванием блока по времени и между колонками (смена исполнителя тем же жестом) либо через «Перенести» с выбором даты. После каждого действия — сообщение с кнопкой «Вернуть как было»: она откатывает само действие (перенос, смену мастера), а не отменяет визит. Пересечения по ресурсу подсвечиваются красным, а перенос в занятый слот блокируется: «Слот занят — перенос отменён».

Оплата всегда идёт через окно «Принять оплату» — и по кнопке «Принять оплату» в карточке записи, и по кнопкам «Наличные» и «Карта» в окне записи на телефоне, и по свайпу вправо в «Списке». В окне подставлен остаток: сумму можно уменьшить (частичная оплата), способ — сменить. Там же сказано, каким днём оплата будет проведена — сегодняшним, даже если визит завтра, — и что станет с визитом: оплата в день визита ставит «Клиент пришёл», а без остатка запись завершится сама; оплата заранее переведёт «Ожидание» в «Клиент подтвердил» (подробнее о чеке и оплате). Деньги проводятся только по кнопке «Провести».

Ошиблись суммой или способом — в сообщении после оплаты есть «Отменить оплату»; позже то же делает кнопка «Отменить» у строки в списке «Проведённые оплаты» в блоке «Оплата» карточки записи.

Сумму в окне оплаты, в смешанной оплате, в ссылке на оплату, в скидке и предоплате записи можно набирать как удобно: «450», «450,50», «1 500», «450 руб» — кабинет поймёт её одинаково. Слово вместо суммы нулём не считается: причина появится под полем, а кнопка останется закрытой, пока сумму не поправят. Пустая скидка значит «без скидки», пустая предоплата — «не задана». Если скидка больше суммы услуг, под полем появится предупреждение: итог записи будет 0 ₽. Суммы записи и оплат показываются до копейки.

Если у записи задана предоплата, в графике платежей есть этап «Предоплата». Доплата остатка ложится рядом отдельной строкой «Оплата» — «Оплачено» и «Остаток» считаются по всем принятым деньгам. Провести больше, чем осталось к оплате, нельзя: сервер откажет и попросит обновить страницу — это защита от второй оплаты той же записи.

Запись с сайта. Запись, которую клиент оформил сам (на сайте, через голосового диспетчера Stexa или в мессенджере), приходит на этапе «Заявка». Главная кнопка в шапке её карточки — «Принять запись» (у праздничных агентств и площадок «Принять событие»), под шапкой подсказка, откуда запись пришла. Кнопка переводит запись на этап «Принята», и так видно, что вы взяли её в работу. Клиенту сообщение при этом не уходит. Отметка «Клиент подтвердил» — другое: её ставят, когда клиент сам сказал, что придёт.

Отменённая запись. Кнопки «Отменить» в кабинете нет: запись отменяет клиент по ссылке «Моя запись» или кнопкой в Telegram, голосовой диспетчер Stexa, либо она снимается сама, если предоплата не внесена в срок. В карточке такой записи сверху написано, каким путём и когда она отменена и по какой причине, а в «Истории» — строка «Запись отменена». Принять оплату по ней нельзя, кнопок оплаты нет. Если по записи остались деньги, карточка называет сумму: программа их сама не возвращает — оплату отменяют в блоке «Оплата». Вернуть запись в работу — главная кнопка «Вернуть запись в работу» в шапке карточки; если её время уже занято, программа назовёт запись, которая его заняла.

Где отменённые записи в журнале. Отменённая запись время не занимает, поэтому в сетке дня и недели её нет — на это время можно записать другого клиента. Над сеткой появляется строка «Отменённые за день: 1» (в неделе — «Отменённые за неделю»): нажмите её — раскроется перечень с номером, временем, клиентом и мастером, каждая строка открывает запись. В дни без отмен строки нет. В виде «Список» отменённые записи стоят вместе с остальными, бледнее и с пометкой «Отменено». На телефоне шторка такой записи сверху говорит, что запись отменена.

Записи без мастера. Сетка раскладывает записи по колонкам, поэтому запись без мастера (или с мастером, которого нет среди колонок, например выключенного) в сетке встать не может. Такие записи перечисляет строка над сеткой «Без мастера за день: N» (в неделе «Без мастера за неделю», в режиме «Ресурсы» «Без ресурса за день»), на телефоне и на компьютере. Нажмите строку записи, и она откроется, и мастера можно выбрать нажатием на «Мастер не выбран». Запись мастера, которого вы просто скрыли фильтром, сюда не попадает: колонка у неё есть.

5. Лист ожидания

Вкладка «Лист ожидания» — очередь клиентов, которым не нашлось времени: заявка с желаемой услугой, мастером и датой. Вкладки статусов: «Активные» · «Предложено» · «Записаны» · «Снятые» · «Все», поиск и сортировка по приоритету/дате. Действие «Записать» открывает окно записи с предзаполненным клиентом и мастером — после создания записи заявка сама переходит в «Записаны». Записать клиента из очереди может каждый, кто создаёт записи, в том числе сотрудник. Добавлять, править и снимать заявки могут владелец, администратор и менеджер — у остальных этих кнопок нет.

6. Хоткеи и офлайн

• ←/→ — предыдущий/следующий день, 1/2/3/4 — режимы День/Неделя/Месяц/Список.
• Пропала связь — журнал продолжает показывать загруженную сетку, а изменения записей складываются в очередь: в тулбаре появляется индикатор «Офлайн · N». Когда сеть вернётся, очередь выгрузится сама — придёт тост «Связь восстановлена — синхронизировано изменений: N».
• Удаление записи и оплата в офлайне намеренно не работают — это необратимые действия, им нужен живой сервер.

7. Залы, кабинеты и оборудование по дням

Чтобы увидеть, чем заняты места, включите колонки «Ресурсы» в виде «День»: каждый зал, кабинет или аппарат стоит своей колонкой, а записи на нём видны по часам. Соседние дни листайте стрелками ‹ ›. Клик по пустому месту в колонке ресурса открывает окно записи, где этот ресурс уже выбран.

Если две брони одного ресурса пересеклись, на Главной в блоке «Требует внимания» появится строка «Конфликт ресурсов». Она открывает журнал на день пересечения с колонками «Ресурсы», и обе брони стоят рядом в одной колонке.

Отдельного экрана «Загрузка ресурсов» с таблицей на неделю или месяц больше нет. Старая ссылка на него открывает журнал.

8. Если что-то пошло не так

• «Нет сотрудников» / «Нет ресурсов» вместо сетки — в справочнике пусто для выбранного режима колонок. Добавьте сотрудников/ресурсы кнопкой из этого же экрана или переключите режим колонок. Кнопка есть у того, кто вправе пополнять справочник; остальным экран говорит, что колонки настраивает владелец или администратор.
• Мастер вошёл и не видит записей к себе — его вход не связан с карточкой мастера. Ему самому журнал говорит об этом строкой сверху, а владельцу и администратору показывает строку с кнопкой «Связать». Подробнее — в «Пользователях и доступах».
• Запись есть, но в сетке не видна — проверьте фильтры: должность, объект, пилюля выбранного мастера на телефоне. В режиме «Сотрудники» запись без назначенного исполнителя не попадает ни в одну колонку — найдите её через «Список» и назначьте исполнителя.
• «Слот занят — перенос отменён» — в целевом времени тот же ресурс уже занят (с учётом технического перерыва). Выберите другой слот или освободите ресурс.
• Вид «Неделя» сбросился на «День» — неделя существует только для колонок «Сотрудники»; при переключении на «Ресурсы» журнал честно возвращает «День».
• «Мастер … уже занят в это время: запись №…» — на это время у мастера уже есть запись; сообщение называет её номер, клиента и время. Записать поверх занятого времени нельзя — выберите другое время или другого мастера. Сетка при этом возвращается к тому, что сохранено на сервере.
• «Время вне графика мастера» в окне записи — время выпадает на больничный, нерабочий день или выходит за смену. Это предупреждение: сохранить можно, кнопка называется «Создать вне графика».
• «Не удалось применить изменение» — действие не прошло, и сервер не назвал причину; сетка вернулась к сохранённому. Повторите действие — если не проходит снова, обновите страницу.