AI-ассистент: чат ✨ и центр настроек

Подсказка помощника в журнале

В журнале может появиться одна небольшая подсказка на день: проверить заявки, подготовить расписание, оценить риск неявок или подвести итог. Она учитывает ваши права. Частота — не чаще одного показа в день по времени организации для вашей учётной записи, включая другие вкладки и устройства. Крестик скрывает карточку на сегодня.

«Открыть помощника» подставляет редактируемый вопрос. Он не отправляется автоматически, существующий черновик не стирается, а записи и сообщения клиентам не меняются. «Не показывать подсказки» отключает их для вас в этой организации; вернуть их можно галочкой «Подсказки в журнале — раз в день» внизу окна помощника.

1. Чат «✨»: что умеет ассистент

• Вопросы о вашем деле. Ассистент видит сводку по организации и ближайшие записи (сколько именно — настраивается, см. «Контекст и память») и отвечает по данным кабинета, а не «из головы».
• Отчёт отвечает карточкой. На вопросы о выручке, услугах, мастерах, клиентах, риске неявки и прогнозе ассистент показывает карточку с цифрами, а над ней одну строку: что за отчёт и за какой период («Финансы · 1 октября…29 октября»), у прогноза его вывод. Цифры словами он не пересказывает: всё видно в карточке, а ответ приходит быстрее. Если отчёт вам закрыт по правам или в окне риска неявки нет ни одной записи, карточки не будет: ассистент ответит словами и объяснит почему. В голосовом разговоре карточку не видно, поэтому там ассистент, как и раньше, называет итог вслух.
• Создание и изменение записей. Скажите «запиши Анну на завтра на 13:00» — ассистент подготовит карточку проверки: клиент, дата и часовой пояс, услуга и тариф, длительность, гости, исполнитель, начальные статусы, комментарий и стоимость. Неопределённая цена так и обозначена. Пока услуга не уточнена, создать запись нельзя. Выберите услугу и отдельно подтвердите денежные условия либо явно выберите «Без денежных операций». Затем нажмите «Создать запись». Карточка переживает перезагрузку страницы, а повторное нажатие не создаст дубль. «Отмена» окончательна: после перезагрузки или в другой вкладке кнопка «Подтвердить» у этой карточки уже не появится, а под репликой будет пометка «Действие отменено». Исполнить действие может только сотрудник, у которого есть и право на действия ассистента, и доменное право (например, на записи). После подтверждения под итогом появляется кнопка «Открыть запись».
• Предоплата, счёт и абонемент. «Деньги уже получены», «Предоплата требуется» и «Выставить счёт» — разные действия. Для полученной оплаты проверьте сумму, способ и кассу. Каждый денежный пункт подтверждается своей кнопкой в чате, до создания записи. До последнего подтверждения запись и оплата не сохраняются. Абонемент при создании только выбирается для посещения: само посещение списывается по явной отметке «Пришёл». Автоматическая смена статуса от оплаты или наступление времени занятия его не списывает. Изменение условий требует новых подтверждений. Если подключение сервиса недоступно, помощник сообщит об этом и не создаст запись с невыполненным денежным условием.
• Точный поиск и перенос. Назовите номер: «покажи запись №123» или «перенеси №123 на завтра в 15:00». Можно назвать клиента и исходные день и время. Список строится по данным журнала; при нескольких совпадениях помощник переспросит. Перенос сохраняет длительность. Для услуги из прайса в карточке создания показаны длительность и сумма, включая ставку мастера. Если цена или время записи изменились после подготовки карточки, потребуется новое предложение.
• Клиента можно назвать как удобно. Имя в любом падеже («запиши Анну», «перенеси визит Ивану Петрову») ассистент сам найдёт в клиентской базе. Если в базе несколько клиентов с таким именем, он не выбирает наугад, а спрашивает 4 последние цифры телефона нужного клиента. Так же он сам переспросит услугу или запись, если по словам подходят несколько.
• Записи и клиенты в ответе — ссылки. Номер записи («#9098») открывает её карточку, имя клиента открывает карточку клиента. Ссылка открывается в этом же окне, панель ассистента при этом закрывается. Клиент ссылкой становится, только если у вас есть доступ к клиентской базе и в базе нет его тёзки.
• Скриншоты и фото. Кнопка со скрепкой — «Прикрепить скрин/фото (номер, визитка) → распознать и предложить запись». Ассистент распознаёт текст на картинке (телефон из переписки, визитку) и предлагает запись той же карточкой подтверждения — по картинке он ничего не создаёт молча.
• Голос. Удерживайте кнопку микрофона и говорите — либо, если включён живой стрим, распознавание идёт «на лету». Спросили голосом — ответ будет озвучен (это можно выключить). Кнопка «Позвонить ассистенту» открывает полноэкранный голосовой разговор; она появляется в шапке ассистента, когда в разделе «Голос» настроек включён «Голосовой звонок с ассистентом» (по умолчанию выключен).
• Подтверждение в звонке. Создание записи и денежные действия завершите отдельными подтверждениями в чате: голосовое «да» их не заменяет. Перед другими изменениями ассистент проговаривает, что сделает, и ждёт ответа. Они выполняются только на чистое согласие («да», «давай», «ок»). «Нет», «не надо», «давай потом» отменяют его, и в чате у этой карточки пропадёт кнопка «Подтвердить». «Подожди» или «секунду» ставят паузу: ассистент молча ждёт, предложение не пропадает. Поправка вроде «да, только на час позже» ничего не выполняет: ассистент подготовит действие заново и снова спросит. Если ваша учётка привязана к карточке мастера, записи из звонка ставятся на вас.
• «Новый диалог» — очищает панель и архивирует беседу: следующий чат начинается с чистого листа, «залипшая» карточка или тема забываются.
• Закрыть ассистента — кнопка ✕ в правом верхнем углу панели или, на телефоне, свайп по панели вправо. Беседа при этом не теряется.
• На пустом экране чат предлагает стартовые подсказки — их состав вы задаёте сами (см. «Быстрые подсказки»).

Подпись на кнопке «✨» меняется по экрану — на журнале ассистент предлагает помощь с записями, в финансах — с деньгами. Это один и тот же ассистент, просто с контекстной подсказкой.

2. Обзор и «Провайдер и модель»: на чём работает ассистент

Первый блок AI-центра — «Обзор»: статус (включён/выключен), источник ключа, тариф и расход ИИ в рублях за расчётный период с полосой прогресса. Управление — ниже, в блоке «Провайдер и модель»:

• Мастер-тумблер ассистента. Выключен — чат блокирует ввод, отправку и голос во всей организации.
• Свой ключ (BYOK). Можно подключить собственный ключ Yandex Cloud и каталог (folder) — тогда расход идёт по вашему счёту провайдера. Без своего ключа ассистент работает на ключе платформы. Ключ шифруется на сервере и наружу показывается только маской последних символов — «посмотреть ключ» после сохранения нельзя, только заменить новым.
• Модель. На выбор четыре модели одного российского провайдера. Облегчённая дешевле и быстрее, но сама действий не выполняет: запросы вроде «запиши» и «найди клиента» за неё выполняет продвинутая, а простые ответы остаются на облегчённой. Две продвинутые точнее всего в действиях, новая версия из них дешевле. Быстрая новая модель самая дешёвая из тех, что умеют выполнять действия. Цена каждой видна прямо в списке, в рублях за 1000 токенов.
• Как модель влияет на лимит. На ключе платформы любая модель тратит один и тот же лимит ИИ тарифа, и считается он в рублях. Дешёвая модель расходует его медленнее: за те же деньги ассистент ответит больше раз. Со своим ключом месячный лимит тарифа не тратится, счёт приходит от провайдера.

3. Личность, промпт и быстрые подсказки

• «Личность и промпт» — имя ассистента, тон, детальность ответов, язык (русский/английский) и свободная справка о вашем бизнесе. Всё это надстройка над защищённым ядром промпта: обезличивание персональных данных, защита от инъекций и дисциплина инструментов неизменяемы и здесь не редактируются — «сломать» ассистента персоной нельзя.
• «Быстрые подсказки» — стартовые вопросы, которые чат предлагает на пустом экране, по разделам кабинета. Каждую можно переписать или выключить; кнопка «Сбросить на стандартные» возвращает дефолты платформы.

4. Контекст и память ассистента

• «Контекст и память» — сколько ближайших записей и за какой горизонт дней подавать ассистенту в каждый запрос. Меньше контекста — дешевле и быстрее ответ; больше — полнее картина. 0 — не подавать список записей вовсе (сводка и счётчики остаются). Персональные данные клиентов при этом всегда обезличиваются — это ядро, тумблером не отключается.
• «Память ассистента» — долгосрочные факты, которые ассистент запомнил из ваших слов («запомни, что…»), действий и данных. Список виден целиком: каждый факт помечен «О бизнесе» или «О клиенте», и у каждого есть «Отключить» (факт хранится, но в подсказки не попадает) и «Забыть» (стереть насовсем — право на забвение, 152-ФЗ).
• Факты «О бизнесе» ассистент учитывает только в разговоре с теми, кому открыт этот раздел настроек, — с владельцем и администратором. В чате менеджера и сотрудника они в ответы не попадают: то, что вы продиктовали «на будущее», остаётся между вами и ассистентом. Факты «О клиенте» живут по другому правилу: они подаются, когда открыта запись этого клиента, — тому, кому эта запись видна.
• Тумблер «Помнить факты о клиентах» по умолчанию выключен: факты о клиентах — персональные данные, их запоминание включается явно. В модель они уходят обезличенными, а при удалении клиента стираются.

5. Инструменты: что ассистенту разрешено делать

Блок «Инструменты» — тумблеры действий: поиск клиента/услуги/записей, создание и изменение записи, напоминание клиенту, выставление счёта, черновик документа. Выключенный инструмент модель не предлагает, а сервер не исполняет — это страховка, а не косметика. Мутирующие инструменты помечены «изменяет данные», денежный — отдельно.

Тумблеры не заменяют роли: даже с включённым инструментом действие исполнит только сотрудник, у которого есть соответствующее доменное право. Отдельная ручка в этом же блоке — «Прогнозы в ленте»: она решает, пишет ли система прогнозы сама по расписанию, и не связана с тем, чем ассистент пользуется по вашему запросу.

6. Автопилот и штат AI-агентов: сколько автономии

• «Автопилот» — режим по каждой функции: «Предлагать» (карточка в ленту, решение за вами) или «Создавать сразу / Готовить черновик сам». Примеры функций: авто-договор для записей с предоплатой, «Принимать записи на завтра» с предоплатой (ночью переводит их на этап «Принята»; обратимо — этап откатывается из ленты), напоминание о просроченной предоплате (необратимо — сообщение клиенту не отозвать, поэтому включайте осознанно), «Голосовой помощник — авто-запись» (запись сразу, без карточки в ленте).
• «Штат AI-агентов» — те же настройки, но по другой оси: роль (администратор, аналитик, маркетолог, HR), а не функция. Владелец назначает роли потолок автономии: «Только предлагать» или «Действует сам». Потолок только понижает: эффективный режим функции = минимум из её собственного режима и потолка роли. У чисто советующих ролей переключателя нет вовсе — они только смотрят и докладывают.
• Деньги и отправку сообщений наружу агент по своей инициативе не начинает никогда — только то, что вы включили явно.

7. Автозаполнение окон и возврат клиентов

• «Автозаполнение окон» — реакция на освободившееся время. Режимы: Выключено / Предлагать (подсказка в ленте «окно свободно, N кандидатов», предлагаете вручную) / Авто (ассистент сам предлагает окно первому подходящему кандидату из листа ожидания и шлёт уведомление). Настраивается и время жизни предложения.
• «Возврат клиентов» — отслеживание личного ритма визитов: если клиент пропустил свой обычный интервал, ассистент предлагает (или в режиме «Авто» — сам отправляет) реактивационное касание. Авто-режим касается только клиентов с согласием на маркетинг (152-ФЗ); чёрный список и период тишины (cooldown) соблюдаются всегда. Настраиваются минимальное число визитов для расчёта ритма, допуск просрочки в процентах и cooldown в днях.

8. Инсайты: проактивные подсказки в ленте

Блок «Инсайты» — тумблеры детекторов, которые ассистент прогоняет сам: просрочка предоплаты, конфликт ресурсов, двойная бронь исполнителя и другие. Выключенный детектор перестаёт писать карточки в ленту инсайтов. У каждого детектора подписан уровень: «по записи» (срабатывает на конкретную запись) или «кросс-анализ» (смотрит на данные шире).

Подсказку по конкретной записи видит тот, кому видна сама запись. В её заголовке — номер и дата: названия записи и суммы там нет, подробности открываются в карточке.

Подсказка сама уходит из ленты, когда дело сделано: внесли предоплату, оформили договор, перенесли или отменили запись. Это проверяется при каждом прогоне детекторов. Вернётся условие, и подсказка появится снова. Скрытая вручную не возвращается.

У части подсказок есть кнопка «⚡ Выполнить» в окне ассистента. После неё подсказка закрывается: итог виден пару секунд, и карточка уходит. Второй клик, двойное касание или та же кнопка в другой вкладке действие не повторят, придёт ответ «Это действие уже выполнено». Если дело уже сделали другим путём, кнопка ничего не выполнит и честно скажет: «Подсказка уже неактуальна». Не получилось из-за сбоя? Кнопка остаётся, нажмите ещё раз.

«Лента AI» на главной открыта каждому, у кого есть доступ к «Главной», но не каждая карточка видна всем. Карточку из закрытого раздела видят те же люди, что и сам раздел:

• заполненность графиков мастеров, разбор просадки выручки, прогнозы выручки, загрузки, оттока и загрузки мастеров, отчёты и вопросы штата AI-агентов — только владелец и администратор: эти карточки посчитаны по всей организации;
• «Необычный расход AI» — те, кому открыты настройки AI;
• срок кассового разрыва («остатка хватит на N дней») — те, у кого есть доступ к финансам. То же правило у ассистента: без этого доступа на вопрос о кассовом разрыве он отвечает, что прогноз закрыт, и не называет ни срока, ни сумм;
• звонок голосового диспетчера Stexa — те, кому доступна история звонков;
• карточку по конкретной записи («Принята завтрашняя запись #…», «Отправлено напоминание о предоплате по записи #…») — те, кому видна сама запись: владелец и администратор — по всем, менеджер и сотрудник — по своим;
• сводную карточку ночной смены без конкретной записи («Предлагаю напомнить о просроченной предоплате: N», «Предлагаю принять завтрашние записи: N») — только владелец и администратор: её число посчитано по всем записям организации;
• «Заметил: вы почти всегда…» (привычка, которую ассистент вывел из ваших настроек) — те, кому открыты настройки AI.

Кнопки под карточкой — это действия, и у них свои права. «Скрыть» есть у тех, кому открыты настройки AI, — у владельца и администратора: карточка в ленте одна на всю организацию, поэтому скрытие убирает её у всех, а если один и тот же вид предложений скрывать раз за разом, лента начинает показывать его реже. «Отменить» (откат того, что AI сделал сам, — например, возврат записи в прежний статус) есть у тех, кто вправе менять записи. У остальных этих кнопок нет: карточку можно прочитать и раскрыть «Почему?», но не убрать и не откатить.

Сохранённая сводка дня пишется в ленту утром и вечером, но показывается только одна — самая свежая: прежние не занимают место предложений и действий. Если свежую скрыть, предыдущая на её место не возвращается — следующая появится со следующей сводкой. Отчёты смен AI-агентов к этому правилу не относятся и видны все.

Скрытая карточка не входит и в счётчики «AI сделал / предлагает» в брифинге. Сам «AI-брифинг» и «AI-аналитик дня» менеджер и сотрудник видят по своим записям — подробнее в статье «Первое знакомство с кабинетом».

9. Лимиты, тариф и перерасход

• Расход ИИ в рублях за расчётный период и лимит тарифа видны в «Обзоре». Панель шире — по всем осям (голос, SMS) — в разделе «Расход и лимиты».
• Блок «Лимиты и тариф» здесь — тумблер перерасхода: разрешить ли тратить сверх лимита. Включено (только на платном тарифе с активной подпиской) — ассистент продолжает работать до двукратного потолка, а перерасход добавляется к счёту по себестоимости без наценки; за двукратным — жёсткий стоп. Считается он с денежного бюджета AI тарифа, то есть вместе с распознаванием и синтезом речи: у голосового расхода собственных токенов нет, но провайдер за него берёт деньги. Выключено (по умолчанию) — на лимите обычный отказ. Free и trial всегда упираются в лимит.

10. Голос: распознавание и озвучка

• Тумблер голосового ввода (микрофон в чате) и язык распознавания (русский/английский).
• «Озвучивать ответ голосом» — синтез речи. Выбирается диктор (женские и мужские голоса, у части — амплуа: дружелюбный, строгий, шёпот…); цена от голоса не зависит.
• Отдельная per-устройство настройка: «Не проигрывать ответ автоматически на этом устройстве» — авто-озвучка молчит, но кнопка «Озвучить» под ответом остаётся.
• Во время полноэкранного разговора вверху может появиться плашка о бюджете AI: сначала «почти исчерпан», затем «исчерпан». Это уведомление, а не ошибка — разговор не прерывается и микрофон не выключается. При исчерпанном бюджете ассистент может перестать отвечать по существу; сколько израсходовано и когда обновится лимит — в разделе«Расход по функциям».

11. Расход по функциям, журнал запросов и приватность

• «Расход по функциям» — куда уходят деньги текстового помощника за расчётный период: полоса лимита в рублях и разбивка по функциям (чат, действия, распознавание речи и изображений, AI-заметки, черновики рассылок). «Нет расхода» — нейтральное состояние, а не ошибка.
• «Журнал запросов» — сырой лог обращений к AI с фильтрами по типу (чат / действия / распознавание речи) и статусу вызова инструмента (предложено / выполнено). Персональных данных в журнале нет.
• «Приватность» — справочная витрина гарантий: ФИО, телефоны и e-mail клиентов заменяются условными метками до отправки в модель; данные обрабатываются в российском облаке (152-ФЗ); ключи хранятся в зашифрованном виде; изменяющие действия — только с подтверждением. Эти гарантии не переключаются — блок для прозрачности.

12. Если что-то пошло не так

• Чат не отвечает или пишет про демо-режим — ассистент выключен мастер-тумблером либо не подключён провайдер. Проверьте «Обзор» и «Провайдер и модель»: статус и источник ключа.
• «Нет доступа к настройкам AI» — раздел настраивают владелец и администратор. Сам чат при этом может быть доступен вашей роли.
• Ассистент отказывается создавать запись — инструмент «Создание записи» выключен в блоке «Инструменты», либо у вашей учётной записи нет права на записи. Тумблер и роль проверяются независимо.
• Ассистент не создаёт запись с клиентом по номеру телефона — найти клиента по номеру он может только для того, кому открыта клиентская база, а завести нового — для того, кому разрешено заводить клиентов. Права те же, что на экране «Клиенты»; ассистент называет, какого именно не хватает. Клиент и услуга, заведённые ассистентом, попадают в журнал аудита с вашим именем.
• Ответы оборвались посреди месяца — исчерпан месячный лимит ИИ (ассистент назовёт сумму: «израсходовано на 276 ₽ из 276 ₽»). Сменить модель на более дешёвую тоже помогает: она расходует лимит медленнее. Посмотрите гейдж в «Обзоре» и прогноз в «Расходе и лимитах»; на платном тарифе можно включить перерасход. Уже подготовленную карточку можно подтвердить и после лимита: «Подтвердить» и «Выполнить» лимит не тратят.
• Запись встала не на то время — время из фразы («на три часа дня») ассистент ставит началом записи, длительность — 60 минут, если вы её не назвали («на два часа»). При переносе («на полчаса позже») длительность записи сохраняется. Проверьте время на карточке до подтверждения.
• Появился второй договор — если у записи уже есть договор (счёт, акт), карточка ассистента предупреждает об этом до подтверждения. Лишний черновик удаляется в документах записи.
• Карточки перестали появляться в ленте — выключен соответствующий детектор в «Инсайтах» или ручка «Прогнозы в ленте» в «Инструментах». Это разные тумблеры — проверьте оба. Третья причина — доступ: прогнозы, разборы выручки, карточки о загрузке мастеров и отчёты штата AI-агентов видят только владелец и администратор (раздел 8). У менеджера и сотрудника их в ленте нет, даже когда тумблеры включены.
• Голосовой ответ не звучит — на этом устройстве включён тихий режим авто-озвучки (блок «Голос»), либо синтез выключен. Кнопка «Озвучить» под ответом работает и в тихом режиме.