База клиентов: список и карточка

Быстрая работа с телефона

• Вверху списка остаются поиск и кнопка «+ Клиент». Импорт, экспорт, дубли и режим выбора открываются через меню «⋯» рядом с заголовком. Флажки строк появляются после «Выбрать клиентов».
• «Пора вернуться» использует установленный в организации период потери клиента и исключает клиентов с будущей записью. «Без первого визита» показывает клиентов без состоявшихся визитов; будущая запись у них уже может быть.
• В строке клиента видны телефон, количество состоявшихся визитов, последний визит и факт будущей записи. Через «⋯» можно записать клиента или выбрать канал связи.
• Карточка открывается вкладкой «Обзор»: заметка, ближайшая запись, последний визит и сводка. На телефоне дополнительные разделы находятся во вкладке «Ещё». По ссылке «Клиенты» возвращаются прежние поиск, условия и место в списке.
• «Записать» открывает обычную форму с уже выбранным клиентом. «Повторить запись» переносит доступные услуги по текущим ценам и активного специалиста; дату и время выбирают заново. Оплата, явка и старые цены не копируются. Групповое участие не превращается в индивидуальную запись.
• «Связаться» предлагает доступные контакты и переход к переписке в CRM, если есть право её читать. Открытие канала само по себе ничего клиенту не отправляет.

1. Кому что доступно

• Просмотр базы — право «Клиенты: чтение». Без него раздел закрыт целиком.
• Создание, правка и удаление — право «Клиенты: запись» (владелец, администратор, менеджер, сотрудник).
• Деньги клиента (таб «Финансы», суммы в сводке) видны только с правом «Финансы: чтение» — рядовой мастер увидит визиты, но не суммы.
• Таб «Звонки» голосового диспетчера Stexa — только владельцу и администратору (право «Голос: чтение»); остальным таб просто не показывается.
• Записи клиента — по своим записям. Владелец и администратор видят в табе «Записи» все записи клиента. Менеджер и сотрудник — только те записи, которые видны им в журнале. Об остальных говорит одна строка под списком — «Ещё N записей у других мастеров»: только число, без названий услуг, сумм и имён мастеров. Числа сводки — «Состоялось визитов», «Последний визит», «Ближайшая запись» — у всех считаются по всем записям клиента: это числа и даты без подробностей, и число визитов с датой последнего совпадают со списком клиентов и с файлом выгрузки.

2. Список: колонки, поиск и фильтры

• Колонки списка: имя (с цветными метками), контакты, «Визитов», «Сумма расходов», «Первый визит» и «Посл. визит». По любой из них можно отсортировать — щелчок по заголовку меняет направление. Так находят VIP по сумме и «спящих» по дате последнего визита.
• Сумма расходов — с доступом к финансам. Сотруднику без этого доступа в колонке показано «•••», сортировки по сумме нет, а в фильтрах нет поля «Оборот от, ₽». Так же скрыта «Выручка по состоявшимся визитам» в сводке карточки клиента. Визиты и даты видны всем, кому открыта база.
• Что считается визитом. Визиты и сумма расходов берутся только по состоявшимся визитам (клиент отмечен «Пришёл») — теми же числами, что показывает сводка в карточке клиента. Отменённые записи, неявки и будущие брони в расходы не попадают. Точка справа от даты последнего визита означает, что у клиента есть будущая запись.
• Строка «Поиск по имени, телефону или e-mail…» ищет по всем трём полям; телефон находится в любом написании (+7 (900) 000-00-00 и 89000000000 — одно и то же).
• Кнопка «Фильтры» открывает конструктор когорты: три группы — «По визитам» (периоды первого и последнего визита, число визитов, «потерянные N дней», наличие будущей записи, посещённые услуги и мастера), «По клиенту» (теги, источник, категория, месяц рождения, согласия, наличие телефона и e-mail) и «По продажам» (оборот, остаток абонемента и сертификата). Число в скобках на кнопке — сколько условий сейчас включено.
• Набранные условия попадают в адрес страницы: ссылку можно сохранить в закладки или отправить коллеге, а перезагрузка их не сбрасывает.
• Чекбокс «⛔ Только ЧС» оставляет клиентов из чёрного списка.
• Строка чипов над списком — готовые когорты («Новые клиенты», «Потерянные»…) и ваши сохранённые сегменты. Клик применяет их к списку. Категории клиента настраиваются в «Категориях и доп.полях».
• Кнопка «＋ Сохранить как сегмент» внизу панели фильтров превращает набранную когорту в сегмент — только сохранённый сегмент можно выбрать аудиторией рассылки. Клиенты из чёрного списка в сегмент не входят.

3. Групповое присвоение категорий

Отметьте несколько клиентов чекбоксами слева — над списком появится панель «Выбрано: N». Выберите категорию в списке и нажмите «Присвоить» (или «Снять», чтобы убрать метку у всех выбранных). «Сбросить выбор» очищает отметки. Так удобно, например, разом пометить «VIP» десяток постоянных клиентов.

4. Создание и правка: поля карточки

Форма клиента (кнопки «+ Клиент» и «Изменить») содержит: «Имя / название организации» (единственное обязательное поле — можно вести и юрлиц), «Фамилия» (необязательное отдельное поле), «Телефон», «E-mail», «День рождения» (используется поздравлениями и сегментами по месяцу рождения), «Теги (через запятую)», «Источник привлечения» и «Заметки». Ниже — блок «Дополнительные поля», если вы завели свои поля в настройках; обязательные помечены звёздочкой и без них форма не сохранится.

Имя и фамилия сохраняются раздельно. Старые составные имена автоматически не разбиваются: при редактировании можно перенести фамилию в её поле. В выборе клиента индивидуальной и групповой записи ищите по имени, фамилии или нескольким словам в любом порядке.

Теги и категории — разные инструменты. Теги — свободный текст «на лету» прямо в форме («должник», «аллергия на аммиак»). Категории — фиксированный цветной справочник («Постоянный», «VIP»), который настраивается отдельно и по которому работают фильтры и сегменты. Для повторяемой сегментации используйте категории, для заметок-ярлыков — теги.

5. Импорт, дубли и экспорт

• «Импорт» — массовая загрузка базы (например, при переезде с другой системы). Принимает Excel (.xlsx и старый .xls, в котором выгружает базу YCLIENTS) и CSV. Если фамилия и отчество лежат в файле отдельными колонками, они сами приклеиваются к имени: «Фамилия Имя Отчество». Комментарий к клиенту ложится в его заметку, туда же одной строкой попадает история из прошлой программы: «До импорта: визитов 12, первый 19.04.2025, последний 20.10.2026». Сами прошлые записи не переносятся. По завершении показывается итог: сколько создано, сколько дублей пропущено, сколько ошибок.
• «Дубли» — объединение карточек-двойников: записи переносятся в одну карточку, лишние закрываются.
• «Экспорт» — вся база в CSV или Excel. Кнопка есть у менеджера, администратора и основателя; у роли «Сотрудник» её нет: видеть карточки для работы и унести всю базу файлом — разные права. В своей роли выгрузку включает пункт «Выгрузка клиентской базы в файл». Колонка «Сумма расходов» попадает в файл только при доступе к финансам — как и в списке клиентов; число визитов и сумма в файле те же, что в карточке клиента. Каждая выгрузка записывается в журнал аудита — кто, когда и сколько клиентов.
• «Удалить» у клиента — необратимо (система переспросит). Если клиент нежелателен, но историю терять нельзя — используйте чёрный список, а не удаление.
• На узком экране «Изменить» и «Удалить» свёрнуты в кнопку «⋯» справа от строки — чтобы имя и телефон помещались целиком.

6. Карточка клиента: шапка и быстрые действия

В шапке — имя, телефон и кнопки «Записать» и «Связаться». На компьютере здесь также видны число состоявшихся визитов, категории, теги и источник; на телефоне эти подробности находятся в обзоре и данных клиента. Чёрный список заметен на обоих экранах. Привязки мессенджеров доступны в разделах «Инфо» и «Общение»: после привязки клиенту доходят уведомления в мессенджер, бесплатно вместо SMS. Первые две выдают ссылку, MAX — код, который клиент присылает боту сообщением (почему так). Карточка открывается обзором; в дополнительных разделах на компьютере справа остаётся сводка. Денежные цифры видны только с правом «Финансы: чтение».

«Ближайшая запись» в сводке — ссылка на запись, если вы её ведёте. Если ближайшую запись клиента ведёт другой мастер, менеджер и сотрудник видят только дату, без перехода: саму запись им не открыть. «Состоялось визитов» в шапке и в сводке считает только состоявшиеся визиты (клиент отмечен «Пришёл»), а таб «Записи» показывает записи с любым статусом — будущие, ожидающие, неявки, и его бейдж — число этих записей. Поэтому число в шапке и бейдж таба могут не совпадать: это два разных счёта, а не ошибка.

Тап по самому номеру открывает меню действий, а в нём — раздел «Отправить шаблон»: готовые тексты клиенту с подставленными данными. Отправляете их вы сами из своего мессенджера — это не рассылка.

7. Табы карточки

1. «Инфо» — контактные данные, заметки, значения доп.полей, редактор «Категории клиента» (клик по метке ставит/снимает её) и блок чёрного списка: внести с указанием причины или убрать.
2. «Записи» — история записей клиента любого статуса и его участий в групповых занятиях, новые сверху, с фильтром по статусу; бейдж на табе — число строк в этой истории. У менеджера и сотрудника в ней только свои записи, а под списком — строка «Ещё N записей у других мастеров». Это число одно на все статусы: фильтр сужает только ваш список. Если ваших записей у клиента нет, таб так и говорит — «У вас записей этого клиента нет», а не «Записей пока нет».
3. «Звонки» — история звонков голосового диспетчера Stexa: итог («Записался», «Просит перенести», «Просит перезвонить»…), краткое резюме и ссылка на созданную запись. Ради 152-ФЗ здесь нет записей звука и полных транскриптов — только обезличенное резюме, а номер показан маской.
4. «Финансы» — KPI «Потрачено всего» / «Средний чек» / «Оплачено» / «Задолженность» и построчный список транзакций по визитам. Требует права «Финансы: чтение».
5. «Счёт, бонусы, абонементы» — панели абонементов (с продажей кнопкой «+ Продать»), сертификатов, депозита, бонусов, скидок, карты лояльности и рефералов. Подробнее — в статье «Лояльность» и «Депозиты».
6. «Файлы» — прикреплённые документы и фото клиента: договор, справка, снимки «до/после». Загрузка перетаскиванием или кнопкой, до 10 МБ на файл, форматы PDF, PNG, JPG, WEBP. Скачивание идёт из кабинета под вашим доступом, а не по публичной ссылке: это персональные данные, и адреса, который можно переслать кому угодно, у файла нет. Загружать и удалять может тот, у кого есть право «Клиенты: редактирование»; удаление стирает и сам файл, а не только строку в списке. Для скачивания нужны вход в кабинет и право «Клиенты: чтение» именно в этом филиале. После смены доступа откройте карточку заново; старая прямая ссылка не заменяет проверку прав. Скачанную на устройство копию удаление в кабинете не удалит с этого устройства.
7. «Семья» — связи между карточками: супруги, дети, родители. Связь одна на пару и видна с обеих карточек: если в карточке матери сын записан как «Ребёнок», то в его карточке она автоматически «Родитель» — заводить связь второй раз не нужно, и снять её можно с любой из двух сторон.
8. «Согласия» — два тумблера: обработка персональных данных (152-ФЗ) и маркетинговые рассылки. Каждый щелчок фиксируется в журнале согласий с датой и источником — это правовое основание, а не просто галочка.

Без согласия на маркетинг клиент не получит ни одну промо-рассылку — раздел «Рассылки» автоматически исключает таких клиентов из аудитории, и обойти этот фильтр нельзя. Если клиент «не получает рассылки» — первым делом проверьте таб «Согласия».

8. Если что-то пошло не так

• «Нет доступа к базе клиентов» — у вашей роли нет права «Клиенты: чтение». Права выдаёт владелец в разделе доступа команды.
• Не видно таба «Звонки» — это не ошибка: таб показывается только владельцу и администратору. Также он пуст, пока голосовой диспетчер Stexa не передал итогов звонков этого клиента.
• В табе «Финансы» отказ в доступе — карточка открыта, но денежные данные гейтятся отдельным правом «Финансы: чтение»; это сделано намеренно, чтобы мастера видели историю визитов без сумм.
• Нет чипов категорий над списком — справочник категорий пуст. Заведите категории в Настройки → Категории клиентов.
• Клиент дублируется — используйте кнопку «Дубли» над списком: записи двойников переносятся в основную карточку, история не теряется.
• Кнопка формы «Создать» неактивна — не заполнено имя, e-mail в неверном формате или пропущено обязательное доп.поле (помечено «*»).