Кассовая смена — это «день наличной кассы»: утром вы открываете смену с пересчётом ящика, в течение дня снимаете промежуточные X-отчёты и инкассируете излишки, вечером закрываете смену с финальным пересчётом — и система сама покажет расхождение между расчётом и фактом. Раздел живёт в Финансы → Кассовые смены; просмотр — право «Финансы: чтение», действия — «Финансы: запись».
1. Важно: это не фискальные отчёты
X- и Z-отчёты смены — управленческие денежные сводки для контроля наличного ящика, а не фискальные документы ФНС. Онлайн-касса по 54-ФЗ (ККМ) — отдельное устройство и отдельная обязанность; этот раздел её не заменяет, он отвечает на вопрос «сходится ли наличка в ящике».
2. Открытие смены
- Нажмите «Открыть смену», выберите наличную кассу.
- Поле «Начальный остаток наличных, ₽» уже заполнено текущим остатком кассы — пересчитайте ящик и поправьте по факту, если реальность отличается.
- По одной кассе одновременно открыта максимум одна смена. Открытая смена видна баннером «Смена #N открыта» вверху раздела — с кассой, расчётным остатком и кнопками действий.
Открывать смену может и сотрудник из Telegram-кабинета (раздел «Смена и касса») — в карточке смены фиксируется, кто её открыл.
3. X-отчёт и инкассация в течение дня
- «X-отчёт» — промежуточный снимок: приход/расход наличными, инкассации и расчётный остаток на момент снятия. Смену не закрывает, снимать можно сколько угодно раз; все снятые отчёты копятся на табе «Отчёты (X/Z)».
- «Инкассация» — изъятие наличных из ящика: укажите «Сумму изъятия, ₽» (кнопка «Всё» подставит весь расчётный остаток) и «Куда (касса-приёмник)» — обычно «Сейф» или расчётный счёт. Инкассация проводится как перевод между кассами и видна в журнале операций.
Для инкассации нужна вторая касса-приёмник. Если её нет, форма прямо подскажет создать её в «Счетах и кассах».
4. Закрытие смены (Z-отчёт)
Кнопка «Закрыть смену» показывает расчётный остаток и просит «Фактический остаток (пересчёт), ₽» — сумму, которую вы реально насчитали в ящике. Разница считается сразу: строка «Расхождение» зелёная при нуле и красная при недостаче/излишке; при ненулевом расхождении появляется поле «Комментарий к расхождению» — объясните причину, это останется в истории. Закрытие формирует Z-отчёт, и смена становится read-only: изменить её задним числом нельзя.
5. Карточка смены: Итоги / Операции / Отчёты
- «Итоги» — начальный остаток, «Приход наличными» (операции-приход + наличные оплаты визитов этой кассы — честная сверка ящика), «Расход наличными», «Инкассация» и «Расчётный остаток нал.»; у закрытой смены — ещё фактический остаток и расхождение.
- «Операции» — операции кассы смены со ссылкой в детали.
- «Отчёты (X/Z)» — все снятые X-отчёты и финальный Z с их цифрами.
6. Отчёт по кассе за день
Страница «Отчёт по кассе за день» — форма конца смены для передачи наличности: выберите «Дату» и «Кассу» (только наличные). Показываются KPI дня («Клиентов», «Ср. оплата за визит», «Записей (визитов)», «Ср. стоимость визита»), состав выручки — услуги, товары, пополнения депозитов, — и денежные итоги наличного ящика: остаток на начало дня → приход/расход → инкассация → расчётный остаток, со ссылкой на смену дня. Отчёт можно выгрузить кнопкой экспорта. Годовой P&L — в «Финансовом отчёте».
7. Если что-то пошло не так
- «Нет наличных касс» при открытии смены — смены работают только с наличными кассами; создайте её в «Счетах и кассах».
- Не открывается вторая смена — по кассе уже есть открытая: закройте её (баннер вверху) или выберите другую кассу.
- «Больше ожидаемого остатка кассы» при инкассации — вы изымаете больше, чем есть по расчёту; проверьте сумму или сначала снимите X-отчёт для сверки.
- Регулярное расхождение при закрытии — чаще всего часть наличных оплат проводится мимо кассы смены или расходы не фиксируются операциями. Сверьте таб «Операции» смены с реальностью дня.
- Нужно исправить закрытую смену — нельзя: смена после Z read-only. Корректировки делайте отдельными операциями в журнале с комментарием.