Что такое подарочный сертификат с точки зрения учёта
С точки зрения учёта подарочный сертификат — предоплата за услугу, которую окажут позже и, скорее всего, другому человеку. В день продажи салон получает деньги, но ещё ничего не заработал: он должен клиенту услуги на сумму номинала. Выручкой сертификат становится в момент погашения, а до этого числится обязательством перед владельцем.
| Момент | Что происходит с деньгами | Что происходит в управленческом учёте |
|---|---|---|
| Продажа | Деньги пришли в кассу или на счёт | Растёт обязательство по сертификатам |
| Погашение | Новых денег нет | Обязательство уменьшается, признаётся выручка |
| Частичное погашение | Новых денег нет или есть доплата | Выручка — на сумму визита, остаток — всё ещё обязательство |
| Истечение срока | Новых денег нет | Остаток снимается с обязательств по правилу, о котором ниже |
Если считать сертификат выручкой в день продажи, декабрь с его подарками выглядит рекордным, а февраль, когда сертификаты массово погашают, — провальным: мастера работают полный день, а денег в кассе почти нет. Разделение на предоплату и выручку убирает этот перекос и показывает реальную загрузку по месяцам.
Какие бывают сертификаты и как их списывать
Сертификаты бывают трёх видов: номинальный на сумму, на конкретную услугу и на пакет из нескольких визитов. Номинальный списывается деньгами и допускает остаток, сертификат на услугу закрывается одним визитом, а пакет по сути работает как абонемент. Проще всего учитывать номинальный: у него один показатель — остаток суммы.
| Вид | Как списывается | Риск при подорожании | Для чего подходит |
|---|---|---|---|
| Номинальный на сумму | Суммой, возможен остаток | Нет: номинал фиксирован | Подарок, когда неизвестно, что выберет получатель |
| На конкретную услугу | Одним визитом целиком | Есть: цена услуги могла вырасти | Спа-программа, комплекс «под ключ» |
| На пакет визитов | Визитами, как абонемент | Есть, но растянут во времени | Курс процедур в подарок |
Сертификат на услугу привязывайте к цене
Если продаёте сертификат на услугу, запишите в реестре и её, и цену на день продажи. При подорожании получатель всё равно получит услугу, а разница станет понятным расходом, а не спором на кассе.
Продажа: что записать в реестр
При продаже в реестр записывают код, номинал, фактически полученную сумму, дату продажи, срок действия, покупателя и, если известен, получателя с телефоном. Код не должен повторяться ни у одного другого сертификата и совпадать с напечатанным на бланке. Без телефона получателя невозможно ни напомнить о сроке, ни проверить, кто пришёл с сертификатом.
- 1Присвойте кодКороткий, без похожих символов вроде 0 и O. Код печатают на бланке или отправляют в сообщении — по нему сертификат находят при погашении.
- 2Запишите две суммыНоминал и сколько за него заплатили. Если продали со скидкой в праздничной акции, разница — расход на маркетинг, а выручкой при погашении станет полученная сумма, а не номинал.
- 3Поставьте срокДату окончания записывают в реестр и печатают на бланке. Срок без даты на бланке почти всегда превращается в спор.
- 4Проведите деньгиПоступление записывают в кассу отдельной статьёй «Продажа сертификатов», а не «Выручка от услуг», чтобы в отчёте за месяц предоплата не смешалась с заработанным.
- 5Узнайте получателяИмя и телефон, если покупатель готов их дать. Если это сюрприз, телефон получателя спрашивают при первой записи.
Погашение и частичное списание
При погашении сертификат находят по коду, проверяют срок и остаток и списывают сумму визита, но не больше остатка. Если визит дороже, получатель доплачивает разницу, если дешевле — на сертификате остаётся остаток для следующего визита. Сдачу деньгами с сертификата не выдают: иначе он превращается в способ обналичить подарок.
Пример расчёта, цифры условные
Номинальный сертификат на 5 000 ₽, продан по номиналу. Получательница пришла дважды: сначала на стрижку и укладку, через месяц — на маникюр. Во втором визите остатка не хватило, разницу она доплатила картой.
| Событие | Сумма визита | Списано с сертификата | Доплата | Остаток сертификата |
|---|---|---|---|---|
| Продажа | — | — | — | 5 000 ₽ |
| Визит 1: стрижка и укладка | 3 200 ₽ | 3 200 ₽ | 0 ₽ | 1 800 ₽ |
| Визит 2: маникюр | 2 400 ₽ | 1 800 ₽ | 600 ₽ | 0 ₽ |
Выручка первого визита целиком покрыта предоплатой, выручка второго — предоплатой и доплатой живыми деньгами. Сумма за два визита равна номиналу плюс доплата, и ни один рубль не посчитан дважды: деньги за сертификат уже были в кассе в день продажи.
Какой срок действия ставить
Обычный срок подарочного сертификата — от 6 до 12 месяцев. Короче трёх месяцев — получатель не успевает записаться, особенно к популярному мастеру, и остаётся недовольным. Бессрочный сертификат удобен покупателю, но оставляет обязательство навсегда: через два-три года в реестре копятся коды, о которых никто не помнит. Срок печатают на бланке датой.
- 6 месяцев — для недорогих услуг и праздничных акций, когда основную массу гасят в первые 2–3 месяца.
- 12 месяцев — для дорогих программ и курсов, которые планируют заранее.
- За 30 и за 7 дней до окончания получателю напоминают о сертификате — это и забота, и повод записаться.
- Продление по просьбе клиента лучше разрешить один раз и записать в реестре: дешёвая уступка, которая сохраняет лояльность.
Про «сгорает без возврата»
В российской практике сертификат обычно рассматривают как предоплату за услугу, и покупатель может потребовать вернуть неиспользованные деньги. Суды нередко встают на его сторону, поэтому правило «сгорает без возврата» не стоит считать неоспоримым. Формулировку условий на бланке и в оферте согласуйте с юристом.
Что делать с просроченными остатками
Просроченный остаток не удаляют из реестра молча. Его переводят в статус «истёк», в управленческом учёте снимают с обязательств и показывают отдельной строкой — не как выручку от услуг. Запись о сертификате хранят не меньше года: если получатель придёт позже и потребует деньги или услугу, у вас должны быть код, дата и остаток.
- 1Раз в месяц отберите истёкшиеСертификаты с датой окончания в прошлом месяце и ненулевым остатком. Проверьте, не было ли последнего визита, который забыли провести.
- 2Смените статус«Истёк» вместо «активен», с датой. Остаток не обнуляйте: он нужен, если клиент обратится.
- 3Отразите в отчёте отдельноСумма истёкших остатков за месяц — отдельная строка управленческого отчёта. Смешивать её с выручкой от услуг нельзя: этих услуг никто не оказывал.
- 4Решите, как поступать при обращенииЗаранее определите: продлеваете, оказываете услугу или возвращаете деньги. Одинаковое правило для всех снимает спор на кассе.
Налоговый учёт живёт по своим правилам и зависит от режима. Например, на упрощённой системе деньги за сертификат обычно признаются доходом в день поступления, независимо от того, когда его погасят. Как отражать продажу, погашение и истечение в вашей отчётности, уточните у бухгалтера — управленческий реестр этого не заменяет.
Сверка обязательств раз в месяц
Главное число учёта сертификатов — сумма неиспользованных остатков на конец месяца. Это деньги, которые салон уже получил, но ещё должен отработать. Сверка простая: остаток на начало плюс продано минус погашено минус истекло должно совпасть с суммой остатков по реестру. Расхождение почти всегда означает погашение, не записанное в реестр.
Пример расчёта, цифры условные
Салон красоты в январе, сразу после новогодних продаж. Сертификаты номинальные, проданы по номиналу, срок 6 месяцев. Остаток на начало — неиспользованные сертификаты прошлых месяцев.
| Статья | Сумма | Как отражать |
|---|---|---|
| Остаток обязательств на 1 января | 180 000 ₽ | Предоплата прошлых месяцев |
| Продано в январе | +60 000 ₽ | Приход по статье «Продажа сертификатов» |
| Погашено в январе | −120 000 ₽ | Выручка от услуг по визитам |
| Истекло в январе | −15 000 ₽ | Отдельная строка, не выручка от услуг |
| Остаток обязательств на 31 января | 105 000 ₽ | Должно совпасть с суммой остатков в реестре |
Сравните остаток обязательств с выручкой за обычную неделю. Если он больше двух недель выручки, большая часть рабочих часов ближайших месяцев уже оплачена заранее, и на кассе в эти месяцы денег будет меньше, чем работы.
Частые ошибки в учёте сертификатов
Большинство проблем с сертификатами возникает из шести ошибок: выручка в день продажи, сдача деньгами, частичное погашение без записи остатка, скидочная продажа, записанная по номиналу, коды без реестра и истёкшие остатки, удалённые без следа. Каждая по отдельности незаметна, вместе они делают невозможным ответ на вопрос, сколько салон должен клиентам.
- Выручка в день продажи. Декабрь выглядит рекордным, февраль — провальным, хотя работы в феврале больше.
- Сдача деньгами с остатка. Сертификат превращается в способ получить наличные, и учёт перестаёт сходиться с кассой.
- Частичное погашение без записи. Получатель приходит со «старым» кодом, и никто не знает, сколько на нём осталось.
- Скидочная продажа по номиналу. В отчёте выручка завышена на размер скидки, которую никто не получал деньгами.
- Коды без реестра. Бланк легко скопировать, и один код гасят дважды.
- Удаление истёкших. Через полгода клиент приходит с претензией, а подтвердить остаток и дату нечем.
Подарочные сертификаты в IZZI CRM
В IZZI CRM сертификат — номинал в деньгах с кодом, сроком и остатком. Его выпускают в карточке клиента или прямо в окне визита, а тратят в визите кнопкой «Применить»: система списывает не больше остатка и неоплаченной части визита, проводит оплату способом «Сертификат» и сама пересчитывает статус по остатку и сроку.
- При выпуске задают номинал, цену продажи — пусто значит по номиналу, — способ оплаты, срок в днях — пусто значит бессрочно — и код; пустой код система сгенерирует сама.
- Выпуск сам проводит приход в кассу на цену продажи — статьёй «Сертификаты», в кассу по выбранному способу оплаты. Сертификат с ценой продажи 0 — подарок: способ оплаты не спрашивается, прихода нет.
- Статусы: активен, исчерпан, истёк, продажа отменена. Истёкший, исчерпанный или отменённый сертификат применить к визиту нельзя; заморозить сертификат из кабинета пока нельзя.
- Частичное покрытие — норма: остаток визита доплачивается другим способом, а на сертификате остаётся разница. Один и тот же сертификат дважды в один визит не применить.
- За визит, оплаченный сертификатом, бонусные баллы не начисляются — это не новые деньги.
- Сегмент клиентов с условием «Сертификат» находит тех, у кого есть действующий остаток: по нему удобно напомнить о сроке.
- В сети филиалов вкладка «Сертификаты» показывает по точкам, сколько выпущено и за сколько продано, сколько погашено и сколько обязательств осталось на сегодня. Погасить сертификат можно только в филиале, который его выпустил.
Чего система не делает — и как быть
Вторым приходом продажу сертификата не вносите — деньги задвоятся: приход уже проведён при выпуске. Ошибочный выпуск снимают кнопкой «Отменить продажу», пока сертификат не применяли к визиту, — приход уходит из кассы; использованный сертификат так не отменить. Сертификат живёт в карточке клиента, на которого выпущен, а в окне визита любого клиента его находят полем «Сертификат по коду» и применяют к визиту. Скидочную продажу задают ценой продажи: в кассу ляжет она, клиент получит номинал; продление срока отмечайте в своём реестре. Общего списка обязательств у отдельного салона вне сети нет — реестр ведите в таблице. Со своим терминалом оплаты сертификаты продаются и на странице онлайн-записи: покупатель платит картой и получает код на экране и письмом. Подробности — в справке, одной из 86 статей; отчёты по выручке — среди 13 разрезов аналитики, а автоматического напоминания о сроке нет — о нём пишут сообщением по сегменту через каналы из 16 подключаемых интеграций.