Как считается заполняемость графика
Заполняемость — это занятые минуты, делённые на плановые минуты графика за тот же период. Занятыми считаются все неотменённые записи мастера, плановыми — его рабочее время по расписанию за вычетом выходных и отпуска. Всё содержательное в этой формуле спрятано в знаменателе: числитель почти никто не считает неправильно.
Ошибка, которая встречается чаще остальных, — брать знаменателем календарное время салона. Тогда мастер, работающий три дня в неделю, выглядит загруженным на сорок процентов при полностью забитом графике, а август с отпусками показывает провал по всему салону. Решение принимается по артефакту расчёта: владелец идёт искать клиентов там, где на самом деле просто некому работать.
Вторая развилка — перерывы. Если обеденный перерыв входит в плановое время, потолок заполняемости оказывается ниже ста процентов, и норму приходится держать в голове отдельно для каждого графика. Если не входит — величина становится сравнимой между мастерами. Оба варианта рабочие, но выбрать нужно один раз и на весь салон.
Нет планового времени — значит прочерк, а не ноль
Мастер в отпуске, на больничном или ещё не поставленный в график не простаивает: у него за период нет ёмкости вовсе. Ноль процентов в этой клетке — уверенное враньё, по которому легко принять решение об увольнении. Честный ответ — прочерк: делить на ноль нельзя, и отчёт обязан это признать, а не подставить самое пугающее число.
Сколько стоит простой на ваших числах
Пустое окно оплачено арендой, светом и окладной частью независимо от того, пришёл ли кто-нибудь. Считать его стоимость нужно не упущенной выручкой, которой могло и не быть, а постоянными расходами на час рабочего места. Эта величина отрезвляет сильнее любых рассуждений о загрузке.
- 1Сложите постоянные расходы за месяцАренда, коммунальные, окладные части, подписки и всё, что платится вне зависимости от числа визитов. Переменные расходы вроде расходников сюда не входят — они появляются вместе с клиентом.
- 2Посчитайте рабочие часы всех местЧисло рабочих мест умножьте на часы работы салона за месяц. Это ёмкость, которую вы оплачиваете целиком, а используете частично.
- 3Разделите одно на другоеПолучится стоимость часа рабочего места. Дальше умножайте её на незанятые часы — и абстрактный простой превращается в конкретную сумму за месяц.
- 4Сравните с ценой закрытия окнаСкидка на непопулярное время, короткая услуга или запись в лист ожидания стоят денег. Закрывать окно имеет смысл, пока эта цена ниже стоимости часа места.
Именно последний шаг чаще всего пропускают. Скидка в тридцать процентов на утренние часы выглядит разумной ровно до того момента, как выясняется, что в эти часы к мастеру и так приходили — просто теперь дешевле. Акция на простой обязана быть ограничена временем, которое действительно пустует, и сниматься, как только оно перестало пустовать.
Почему отчёт показывает простой там, где его нет
Прежде чем управлять загрузкой, стоит убедиться, что вы смотрите на реальность. Заполняемость легко занижается техническими причинами, и каждая из них выглядит как настоящая проблема с потоком клиентов. Ниже пять поводов не верить цифре, пока они не проверены — все встречаются в обычном салоне.
- В окно включён сегодняшний день. График на сегодня плановый и полный, а записи в нём есть только до текущего часа — каждое утро салон выглядит простаивающим на ровном месте. Считать нужно по закрытым дням.
- Окно не кратно неделе. График живёт повторяющейся неделей, и период в тридцать дней даёт одним мастерам две субботы, а другим три. Заполняемость начинает зависеть от длины окна, а не от работы.
- Отпуск не вычтен из ёмкости. Мастер, отдыхавший половину месяца, показывает половинную загрузку при полностью забитой второй половине.
- Разовые замены графика не учтены. Если мастер подменил коллегу, а система считает по базовому расписанию, занятые часы окажутся вне планового времени.
- Отменённые записи попали в занятость. Отмена освобождает время — если она продолжает считаться занятостью, простоя не видно вовсе, и это ошибка в обратную сторону.
Чем закрывают окна и что из этого работает
Способов закрыть окно немного, и они не равноценны: одни приводят клиента, другие просто удешевляют тех, кто пришёл бы и так. Разделять их нужно по признаку, появился ли визит, которого без этого действия не было бы. Ниже разбор с честной оценкой каждого варианта.
| Способ | Когда работает | Чем оборачивается |
|---|---|---|
| Онлайн-запись без участия администратора | Всегда: клиент записывается в удобное ему время, включая нерабочие часы салона | Требует честного показа занятости — иначе клиент видит время, которого нет |
| Лист ожидания на освободившееся время | Когда отмен много и они происходят заранее | Бесполезен, если некому обзванивать в момент отмены |
| Скидка на непопулярные часы | Когда окно устойчиво пустует неделями подряд | Без ограничения по времени переводит в скидку тех, кто платил полную цену |
| Короткие услуги в просветах | Когда между записями регулярно остаётся четверть часа | Требует пересмотра длительностей — иначе просветы появятся в другом месте |
| Напоминание и подтверждение записи | Когда окна образуются из-за неявок, а не из-за отсутствия спроса | Не помогает там, где записей просто мало: это лечение другой болезни |
Отдельно стоит разобраться с шагом сетки. Если услуги длятся сорок и пятьдесят минут, а сетка стоит на полчаса, между записями неизбежно копятся просветы, которые не продать никому. Это не проблема загрузки и не вина администратора — это настройка, и меняется она за минуту.
Как заполняемость считается в IZZI CRM
Заполняемость здесь берётся из того же резолвера графика, по которому живут слоты онлайн-записи. Это главное решение: свой отдельный разбор расписания стал бы вторым источником правды, и мастер видел бы в кабинете одни рабочие часы, а отчёт считал бы по другим. Расходиться в этой паре нечему.
- Окно наблюдения — четыре полные недели, и кратность неделе здесь не косметика: график хранится повторяющейся неделей, и произвольная длина окна двигала бы величину сама по себе.
- Окно заканчивается вчерашним днём. Сегодняшний день плановый и полный, а записи в нём есть только до текущего часа — включив его, отчёт находил бы простой каждое утро.
- Выходные и отпуска вычтены из ёмкости автоматически: их знает тот же резолвер, поэтому мастер в отпуске не выглядит простаивающим.
- Занятость определяется тем же правилом, что и в движке слотов: любое неотменённое событие исполнителя. Иначе «занят» для брони и «занят» для отчёта разошлись бы.
- Когда планового времени за период нет, показывается прочерк, а не ноль: это отказ соврать уверенным числом.
- Загрузка живёт рядом с выработкой: среди 13 разрезов аналитики есть отчёт по сотрудникам и отдельно его динамика по месяцам, где тренд видно там, где разовая цифра молчит.
Разбор загрузки не требует открывать отчёт: ассистент выполняет 21 действий сам и отвечает на вопрос о заполняемости словами, называя период, за который посчитал. Порядок настройки графиков и смен описан в открытой справке — 82 статей читаются без регистрации, до того как вы завели организацию.