Страница Настройки → Лёгкий переезд переносит данные из прежней системы в три шага: услуги, клиенты, абонементы. Каждый шаг загружает файл, который вы выгрузили из прежней системы в Excel. Перед загрузкой окно показывает, что и как перенесётся, и ничего не меняет, пока вы не нажмёте кнопку переноса. У шага видно, сделан ли он и сколько перенесено.
Порядок важен. Абонемент находит клиента по номеру телефона, поэтому сначала загрузите клиентов, потом абонементы. Если номера нет среди клиентов, перенос заведёт карточку с одним номером, а загрузка клиентов позже допишет в неё имя.
1. Услуги
Кнопка Загрузить услуги открывает то же окно, что и в разделе Услуги. Подойдёт выгрузка услуг в Excel (XLS или XLSX) или CSV: название, цена, длительность, категория. Услуги с уже существующим названием пропускаются, недостающие категории заводятся сами. Шаг считается сделанным, когда в прайсе есть хотя бы одна услуга.
2. Клиенты
Кнопка Загрузить клиентов открывает окно загрузки клиентов, как в разделе Клиенты. Повторы по телефону пропускаются. Карточку, которую перенос абонементов завёл по одному номеру, загрузка не считает повтором: она дописывает в неё имя и остальные поля из файла. Рядом с шагом видно, сколько клиентов перенесено из файлов.
3. Абонементы
Кнопка Загрузить абонементы (она есть и в Настройки → Абонементы, бонусы и карты под названием Загрузить из файла) принимает выгрузку списка абонементов. В файле должны быть вид абонемента, телефон клиента и остаток занятий; дата продажи, срок, цена и статус читаются, если есть.
- Выберите файл. Окно покажет, сколько абонементов перенесётся, сколько пропустится и почему.
- Проверьте Виды абонементов. Вид с тем же названием, что у вас уже есть, берётся как есть. Новый вид заводится с условиями из файла: число занятий берётся из названия («на 8 занятий»), срок и цена подбираются по строкам файла. Их можно поправить; цена целыми рублями. Если число занятий в названии не нашлось, окно предупредит и возьмёт наибольший остаток.
- Если такой вид у вас уже заведён под другим названием, выберите его в поле Ваш вид: абонементы лягут на него, и нового вида не будет.
- Услуги нового вида окно подбирает по названию и помечает «Подобрали по названию, проверьте». Кнопка Изменить открывает список услуг. Ничего не отмечено: абонемент действует на любую услугу.
- Номера, которых нет среди клиентов, собраны в блоке Номеров нет среди клиентов. Для каждого можно выбрать: завести карточку с номером (так по умолчанию), привязать абонемент к клиенту, который записан у вас с другим номером, или пропустить.
- Нажмите Перенести. Окно покажет итог: сколько абонементов перенесено, сколько заведено видов и карточек.
- Закончившиеся абонементы не переносятся: истёкшие, израсходованные, с прошедшим сроком или без оставшихся занятий. Замороженный переносится замороженным.
- Прихода в кассу перенос не проводит: абонементы оплачены в прежней системе. В карточке клиента такой абонемент помечен перенесён, посещения по нему списываются как обычно.
- Тот же файл можно загрузить ещё раз: уже перенесённые абонементы окно узнает и пропустит, новые строки добавит.
4. Отменить перенос
Если загрузили не тот файл, нажмите Отменить перенос сразу в итоге окна или у загрузки в шаге «Абонементы». Отмена снимает абонементы этой загрузки, по которым ещё не списывали посещений, а также виды и карточки с одним номером, которые она завела, если с ними ничего не делали. Абонементы, по которым уже списывали, остаются у клиентов, и окно называет их число. После отмены файл можно загрузить заново.