Чем заказ компании отличается от визита частного клиента
У корпоративной сделки три отличия. Платит юрлицо или ИП, а услугу получают его сотрудники или гости. Деньги приходят на расчётный счёт после документов, часто с отсрочкой. И у заказчика есть своя бухгалтерия, которая принимает к оплате только правильно оформленный счёт и закрывает расход подписанным актом. Ошибка в документе откладывает оплату.
| Признак | Частный клиент | Компания |
|---|---|---|
| Кто платит | Тот, кто пришёл на услугу | Юрлицо или ИП, а услугу получают другие люди |
| Когда платит | В день визита или заранее | После счёта, часто с отсрочкой |
| Чем платит | Наличные, карта, СБП | Перевод на расчётный счёт |
| Какие документы нужны | Кассовый чек | Договор, счёт, акт; про чек — вопрос бухгалтеру |
| Кто принимает решение | Сам клиент | Менеджер, руководитель и бухгалтерия заказчика |
Из-за этих различий корпоративный заказ нельзя вести «как обычную запись, только побольше». Если плательщик не записан отдельно, через месяц никто не вспомнит, какая компания должна за десять визитов её сотрудников, а бухгалтер не сможет связать платёж из выписки с услугой.
Документы сделки: договор, счёт и акт
Классический набор корпоративной сделки — договор, счёт и акт. Договор фиксирует условия: что оказываете, по какой цене, как и когда платят. Счёт — основание для платежа бухгалтерии заказчика. Акт подтверждает, что услуги оказаны, и закрывает сделку для обеих сторон. При разовом заказе договором иногда служит счёт-оферта — это решает ваш юрист или бухгалтер.
| Документ | Зачем нужен | Когда оформлять | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Договор | Условия, цены, порядок и срок оплаты | До первого заказа, один на длительное сотрудничество | Реквизиты сторон, срок оплаты, порядок приёмки |
| Счёт | Основание для платежа | До оплаты: при предоплате — заранее, при отсрочке — после услуги | Сумма, назначение платежа, номер и дата |
| Акт | Подтверждение оказанных услуг | После услуги или раз в месяц сводно | Перечень услуг, период, подписи обеих сторон |
| Акт сверки | Совпадение долгов в учёте двух сторон | Раз в квартал и при споре | Все счета, оплаты и акты за период |
Нужен ли чек при оплате от компании
Обязанность выдавать кассовый чек при безналичной оплате от организации или предпринимателя регулирует закон о контрольно-кассовой технике, 54-ФЗ, и его требования менялись. Не решайте этот вопрос по статьям: уточните у бухгалтера, нужен ли чек в вашем случае, в какой момент и с какими реквизитами покупателя. Ответ зависит от вашего режима и способа расчётов.
Порядок сделки от запроса до оплаты
Корпоративная сделка проходит пять шагов: условия, договор, услуга, документы, оплата. Пропуск любого шага переносит проблему на конец месяца, когда исправлять её дороже всего. Порядок полезно записать и выдать администратору: корпоративные заказы приходят нечасто, и между ними правила забываются. Особенно важно, кто проверяет реквизиты и кто следит за сроком оплаты.
- 1Согласуйте условия письменноСостав услуг, цена, кто из сотрудников заказчика может записываться, порядок оплаты: предоплата, оплата после услуги или раз в месяц по акту. Получите карточку компании с реквизитами.
- 2Подпишите договорСверьте наименование, ИНН и КПП заказчика с выпиской из реестра на сайте налоговой. Ошибка в реквизитах — самая частая причина, по которой бухгалтерия заказчика возвращает счёт.
- 3Отмечайте визиты на плательщикаКаждый визит сотрудника компании записывайте так, чтобы было видно, кто платит. Иначе в конце месяца придётся восстанавливать список по памяти администратора.
- 4Выставьте счёт и актПри разовом заказе — счёт до или после услуги, при постоянном — сводный акт и счёт за месяц. Отправьте их так, как договорились: по почте, через электронный документооборот или с курьером.
- 5Отметьте оплату по выпискеОплату фиксируют в день, когда деньги пришли на счёт, а не когда заказчик прислал платёжку. Платёжное поручение — обещание, поступление в выписке — факт.
Отсрочка платежа: как не превратить её в кредит
Отсрочка — это деньги, которые вы одалживаете заказчику без процентов. Пока счёт не оплачен, мастерам уже начислен процент, материалы списаны, аренда оплачена. Поэтому отсрочку дают по правилам: лимит суммы, понятный срок, предоплата за первый заказ и стоп-правило при просрочке. Срок в 14 или 30 дней — условный ориентир, а не норма.
- Первый заказ новой компании — по предоплате. Отсрочку дают со второго-третьего заказа, когда заказчик показал платёжную дисциплину.
- Лимит долга на компанию: не больше суммы, которую вы готовы потерять без кассового разрыва. Превысили лимит — новые записи только после оплаты.
- Срок отсрочки записан в договоре числом дней и началом отсчёта: от даты акта, а не от даты, когда заказчик «получил документы».
- Стоп-правило: при просрочке на 7 дней — напоминание, на 14 — звонок руководителю, дальше — приостановка обслуживания до оплаты.
- Ответственность за просрочку и неустойку формулирует юрист в договоре; без этого пункта требовать её трудно.
Пример расчёта, цифры условные
Условия: компания ежемесячно заказывает услуги на одинаковую сумму и платит через 30 дней после акта. Доля мастеров и материалов — 55 % выручки, их салон оплачивает в том же месяце. Суммы условные и показывают только механику.
| Показатель | Без отсрочки | Отсрочка 30 дней |
|---|---|---|
| Заказ в месяц | 150 000 ₽ | 150 000 ₽ |
| Деньги заказчика на счёте к концу месяца | 150 000 ₽ | 0 ₽ |
| Расходы салона на этот заказ в том же месяце | 82 500 ₽ | 82 500 ₽ |
| Сколько салон кредитует заказчика постоянно | 0 ₽ | 150 000 ₽ |
Как учитывать безналичные заказы компаний в журнале
Корпоративный заказ удобнее всего вести так, чтобы плательщик был виден в каждой записи и в одной карточке. Заведите компанию как клиента, отметьте её тегом, реквизиты держите в дополнительных полях, а визиты сотрудников записывайте на эту карточку с именем человека в комментарии. Тогда задолженность компании считается одним числом, а не сводной таблицей.
- Одна карточка на компанию-плательщика с тегом «юрлицо»: по тегу легко найти всех корпоративных заказчиков.
- Реквизиты — ИНН, КПП, юридический адрес, контактное лицо в бухгалтерии — в дополнительных полях карточки.
- Визит сотрудника заказчика — запись на карточку компании, имя сотрудника — в комментарии или названии записи.
- Оплата — способом «Перевод» в день поступления по выписке, частичная оплата — частью суммы.
- Если сотрудник компании ходит и как частный клиент, у него остаётся своя карточка: личные визиты не должны попадать в долг компании.
Раз в месяц, перед сводным актом, отфильтруйте визиты по карточке компании за период и сверьте их со списком, который ведёт заказчик. Расхождение на этом шаге стоит 10 минут; расхождение, найденное бухгалтерией заказчика после акта, — переоформление документов и задержку оплаты.
Контроль долгов компаний: ритм по месяцам
Дебиторская задолженность растёт незаметно: каждый отдельный счёт небольшой, а вместе они съедают оборотные деньги. Долги компаний смотрят раз в неделю, акты сверки делают раз в квартал, а при каждой новой отсрочке проверяют, не превышен ли лимит. Отвечать за долги должен один человек — обычно управляющий, а не администратор смены.
| Когда | Что сделать | Кто |
|---|---|---|
| Каждую неделю | Сверить поступления по выписке, отметить оплаты, посмотреть долги по компаниям | Управляющий |
| Конец месяца | Сводный акт и счёт каждой компании на отсрочке | Администратор готовит, управляющий проверяет |
| Первые 5 дней месяца | Отправить документы и напомнить о прошлых неоплаченных счетах | Управляющий |
| Раз в квартал | Акт сверки с каждой компанией, пересмотр лимитов | Владелец и бухгалтер |
Корпоративные клиенты в IZZI CRM: что есть и чего нет
В IZZI CRM договор, счёт и акт формируются из карточки записи по шаблонам, нумеруются по порядку и печатаются из браузера, в том числе в PDF. Задолженность клиента видна в его карточке. Но реквизиты заказчика в документ сами не подставляются, отправки документа из кабинета нет, а срока отсрочки с напоминанием в системе нет.
- Раздел «Документы» в карточке записи: «+ Сгенерировать» — тип (договор, счёт, акт), шаблон и сумма; без суммы берётся итог сметы. Нумерация у каждого типа своя и идёт по порядку.
- Статусы документа — черновик, выставлен, подписан, аннулирован. «Выставить» меняет только статус; документ клиенту вы отправляете сами, распечатав или сохранив PDF. Подписанный документ не меняется, аннулированный не возвращается в работу.
- Ваши реквизиты — юридическое название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес и банк — заполняются в профиле филиала на вкладке «Реквизиты» и вставляются в свой шаблон подстановками. Во встроенных шаблонах их нет, а их текст написан под мероприятия, поэтому свой шаблон для корпоративных заказов нужен обязательно.
- У клиента полей ИНН и КПП нет: в документ попадают его имя, телефон и почта. Реквизиты постоянного заказчика вписывают в отдельный шаблон для него.
- В карточке клиента вкладка «Финансы» показывает «Задолженность» — сумму состоявшихся визитов минус проведённые оплаты; видна ролям с доступом к финансам. Сводного отчёта «долги по всем компаниям» среди 13 разрезов аналитики нет.
Границы
Оплата «Переводом», отмеченная в визите, сама проводится приходом на безналичную кассу в день отметки: отдельно вносить поступление от компании не нужно — оно задвоится. Даты «оплатить до» для отсрочки нет — сроки держите в календаре или таблице. Интеграции с банком и электронным документооборотом среди 16 подключаемых нет. Шаблоны документов описаны в справке, всего там 91 статей.