Продажа билетов через CRM: кому это подходит
Продавать билеты из своей CRM удобно, когда мероприятия небольшие и регулярные, а покупатели — ваши же клиенты: мастер-классы, лекции, тренинги, клубные вечера. Деньги приходят на ваш счёт, покупатели остаются в вашей базе. Для театра с рядами и местами или стадиона нужен билетный оператор со схемой зала.
| Формат | Что нужно от системы | Хватит ли CRM |
|---|---|---|
| Мастер-класс, лекция на 10–60 человек | Тариф, квота, оплата, список гостей | Да |
| Клубный вечер, камерный концерт | Несколько тарифов, промокоды, проход по QR или списку | Да, при свободной рассадке |
| Детский праздник с родителями | Детский и сопровождающий билет, анкета про аллергии | Да |
| Серия занятий или курс | Абонемент или запись на групповые занятия | Лучше групповая запись, а не билеты |
| Зал с рядами и номерами мест | Схема зала, выбор места покупателем | Нет, нужен билетный оператор |
| Фестиваль на тысячи гостей | Турникеты, аккредитация, продажа через агентов | Нет |
Билет и тариф: что настроить до старта продаж
Билет — это обещание места на конкретном мероприятии, а тариф — правило, по которому это обещание продаётся: цена, сколько штук, когда и сколько в одни руки. Чем точнее тарифы настроены до публикации, тем меньше ручных исключений потом. Проверьте, что система умеет всё из списка ниже.
- Несколько тарифов на одно событие: ранняя цена, обычная, VIP, детский. У каждого своя цена и своя квота.
- Окно продаж у тарифа: ранняя цена сама закрывается в назначенный день, без ручного выключения.
- Минимум и максимум билетов в заказе: один покупатель не выкупает половину зала, а парный тариф продаётся только по два.
- Бесплатная регистрация: для открытой лекции нужен учёт гостей без платёжного шага.
- Промокоды процентом или суммой, с лимитом использований и сроком действия, привязанные к нужным тарифам.
- Резерв мест под своих гостей: спикеров, партнёров и прессу не нужно проводить фиктивной продажей.
- Анкета при покупке: вопрос один раз на заказ или у каждого гостя — трансфер, аллергии, размер футболки.
Квоты считайте от зала, а не от желаемой выручки
Сумма квот всех тарифов не должна превышать реальную вместимость за вычетом резерва. Оставляйте запас 5–10 % на своих гостей и ошибки: вернуть проданный лишний билет дороже, чем допродать последние места в день мероприятия.
Места: свободная рассадка или схема зала
Большинство небольших мероприятий обходится свободной рассадкой: покупатель берёт право войти, а место выбирает на входе. Схема зала с рядами и номерами нужна, когда цена зависит от места или без номера возникает спор. Честно определите свой случай до выбора системы: схема зала — дорогая и редкая функция CRM.
Свободная рассадка решается квотами: в тарифе «Партер» 40 мест, в тарифе «Балкон» 20, и система не продаст 41-й билет. Если зал делится на 2–3 зоны с разной ценой, этого почти всегда хватает. Схема зала нужна театру, концертному залу с нумерованными креслами и банкету, где гостя сажают за конкретный стол по выбору при покупке.
Промежуточный вариант для банкетов и детских праздников — рассадка по анкете. Покупатель отвечает, с кем хочет сидеть, а организатор за 2–3 дня до события раскладывает гостей по столам в выгруженном списке. Это занимает час работы, но избавляет от покупки билетной системы ради одного формата.
Оплата: когда билет становится билетом
Правильная последовательность одна: заказ резервирует места, оплата подтверждает заказ, и только после неё выпускается билет. Если билет появляется до оплаты, по нему приходят люди, которые не заплатили. Если резерв живёт слишком долго, неоплаченные заказы занимают места, которые могли бы купить другие.
- 1Подключите приём оплаты на своё юрлицоДеньги должны приходить на счёт организатора через его эквайринг, а не на счёт посредника. Так проще с налогами и возвратами.
- 2Проверьте чекиПри онлайн-оплате покупателю положен кассовый чек. Обычно его формирует касса платёжного провайдера — уточните, подключена ли она.
- 3Узнайте срок резерваСпросите, сколько неоплаченный заказ держит места и когда они возвращаются в продажу. Для мероприятия через 3 дня резерв на неделю — это потерянные места.
- 4Проведите тестовую покупкуКупите билет самому себе по промокоду на 100 % или на минимальную сумму: дойдите до письма с билетом и найдите себя в списке гостей.
Возвраты и отмены: правила до первой продажи
Возвраты — главный источник конфликтов с покупателями, поэтому правила пишут до старта продаж и публикуют на странице события. Для зрелищных мероприятий в сфере культуры сроки и доли возврата задаёт закон, для мастер-классов и тренингов — договор с покупателем. Система должна вернуть деньги через платёжный терминал и сразу погасить билет.
Пример расчёта, цифры условные
Условный билет на концерт за 2 000 ₽. Доли — по правилам возврата для зрелищных мероприятий организаций культуры; при отмене мероприятия организатором возвращается полная стоимость. Сверьте с юристом свой формат.
| Когда покупатель отказался | Доля возврата | Сумма |
|---|---|---|
| За 10 дней и раньше | 100 % | 2 000 ₽ |
| От 10 до 5 дней | не менее 50 % | от 1 000 ₽ |
| От 5 до 3 дней | не менее 30 % | от 600 ₽ |
| Менее чем за 3 дня | не возвращается | 0 ₽ |
- Возврат проводится через тот же платёжный терминал, что и оплата, — полностью или частично. Возврат наличными из кассы по онлайн-оплате запутывает учёт.
- Вернули деньги — билет должен погаснуть: иначе по нему пройдут на входе, и вы потеряете и деньги, и место.
- Место возвращается в продажу автоматически, если до события осталось время его продать.
- Передача билета другому человеку дешевле возврата для обеих сторон: старый код перестаёт работать, новый действует на входе.
Проход по списку: как не собрать очередь на входе
На входе нужно за 5–10 секунд понять, можно ли пропустить человека, и не пустить второго по тому же билету. Для этого хватает телефона с камерой и списка гостей, загруженного заранее. Главное — чтобы проверка работала без интернета: в подвалах, лофтах и на загородных площадках связь пропадает именно в момент наплыва.
- 1За день выгрузите списокТаблица с именами, тарифами и ответами анкеты — страховка на случай, если телефон разрядится. Коды билетов в неё не кладите: это пропуска.
- 2Разделите входПри 100 и более гостях — два телефона и два списка, например по тарифам. Один контролёр пропускает около 4–6 человек в минуту.
- 3Откройте проверку до выхода на площадкуСписок гостей должен загрузиться на телефон, пока есть связь. Потом отметки копятся на устройстве и уходят в систему, когда сеть вернётся.
- 4Повторный вход — только с пометкойВторой скан того же билета должен показывать время первого входа, а не пропускать молча.
- 5Держите ручной поискЧасть гостей придёт без билета на экране. Поиск по фамилии и отметка вручную решают это за 20 секунд.
Продажа билетов в IZZI CRM: что есть и чего нет
В IZZI CRM у события есть своя страница продажи с видами билетов, промокодами и анкетой, оплата идёт через эквайринг организации, а билет выпускается только после оплаты. На входе гостей отмечают камерой телефона или по списку, в том числе без связи. Схемы зала, картинки QR-кода в письме и листа ожидания нет.
- Публикация включается в разделе «Билеты» карточки события (если продажи собраны одним разделом «Продажи», это его пункт «Билеты»): адрес страницы 3–40 символов латиницей, после первого проданного билета он замораживается. Платный вид билета не опубликовать без подключённого приёма оплаты, бесплатную регистрацию — можно.
- Тариф в кабинете называется «Вид билета»: цена (ноль — бесплатный), квота, минимум и максимум в заказе, своё окно продаж. Резервы организатора уменьшают остаток. Вместимость зала задаёт «Лимит мест» в блоке публикации: сколько билетов всех видов можно продать вместе, считая резервы; квоты делят его между видами.
- Промокоды процентом или суммой, с лимитом использований, сроком и привязкой к видам билетов. Скрытый вид билета по коду доступа пока не продаётся.
- Анкета на заказ или на каждого гостя; «Выгрузить список» отдаёт CSV или Excel с ответами, коды билетов в файл намеренно не попадают.
- Сканер в разделе «Чек-ин»: зелёный — проход, жёлтый — уже отмечен со временем входа, красный — отказ. Работает без интернета и досылает отметки кнопкой «Синхронизировать». Отметку можно отменить, гостей — отметить вручную по списку.
- Деньги за билет возвращайте в личном кабинете эквайринга (ЮKassa или Т-Касса): кнопки возврата по терминалу в IZZI CRM пока нет. Кнопка «Возврат» в разделе «Гости» гасит билеты и освобождает места, деньги ею не возвращаются.
- Аналитика события: воронка от просмотра страницы до оплаты, продажи по видам билетов, по UTM-меткам и по дням, использование промокодов. Сводка по всем событиям — один из 13 разрезов аналитики.
- Для детских праздников и занятий есть второй путь — групповое событие с «Лимитом мест» и «Категориями участников» (основные и сопровождающие): клиенты записываются через страницу онлайн-записи и Telegram, но без заказа и кода билета.
- Чего нет: схемы зала и номеров мест; картинки QR-кода в письме — покупатель получает письмо с текстовым кодом, поэтому надёжнее отмечать по списку; SMS и сообщений в мессенджеры покупателю билета; листа ожидания на распроданное событие. Неоплаченный заказ держит места до 7 дней.
- Приём оплаты подключается в разделе интеграций — всего их 16. Порядок настройки события, публикации и чек-ина описан в справке: 91 статей открыты без регистрации.
События и билеты работают внутри тарифа вместе с журналом и аналитикой — актуальные цены:
Чек-лист организатора перед стартом продаж
Перед публикацией страницы события пройдите короткий список: он занимает 30 минут и закрывает почти все претензии покупателей в день мероприятия. Особенно важны три пункта — квоты не больше зала, опубликованные правила возврата и тестовая покупка, пройденная до конца самим организатором.
- Сумма квот всех тарифов меньше вместимости зала с запасом 5–10 %.
- Окна продаж ранних тарифов закрываются в нужный день.
- Правила возврата и отмены опубликованы на странице события.
- Приём оплаты подключён, чек покупателю формируется.
- Тестовая покупка пройдена до письма с билетом и строки в списке гостей.
- Анкета спрашивает только то, что нужно для проведения.
- Ссылка на страницу размечена метками для каждой площадки, где вы её публикуете.
- На входе два способа отметки: камера телефона и выгруженный список.