Зачем владельцу свой ОПиУ, если есть касса и выписка
Касса и выписка показывают движение денег: что пришло и что ушло. Отчёт о прибылях и убытках, или ОПиУ, показывает результат работы: выручку за оказанные услуги минус затраты, которые ради неё понесены. Эти числа расходятся почти каждый месяц, и именно разница между ними объясняет, почему денег на счёте нет при хороших продажах.
| Вопрос | Касса и выписка | Отчёт о прибылях и убытках |
|---|---|---|
| Когда учитывается доход | В день поступления денег | В день, когда услуга оказана |
| Предоплата за будущий визит | Приход | Не доход, пока визит не состоялся |
| Покупка запаса материалов на квартал | Расход целиком | Только то, что израсходовано в месяце |
| Перевод наличных на счёт | Два движения | Не участвует вовсе |
| Что показывает итог | Остаток денег | Заработал бизнес или потерял |
Собственный ОПиУ нужен не для налоговой, а для решений: поднимать ли цены, держать ли третье кресло, хватает ли маржи на рекламу. Для этого достаточно месячного отчёта в таблице из девяти строк. Его не нужно подписывать и сдавать, но нужно собирать по одним и тем же правилам каждый месяц — иначе сравнивать будет нечего.
Структура отчёта для салона и сервиса: девять строк
Для бизнеса услуг хватает девяти строк: выручка услуг, выручка товаров, материалы, валовая прибыль, оплата мастеров, постоянные расходы, операционная прибыль, налоги и чистая прибыль. У каждой строки свой источник. Одни числа рождаются в учёте визитов и склада, другие приходят только из банка, и путать источники — главная причина ошибок.
| Строка | Что входит | Откуда брать |
|---|---|---|
| 1. Выручка услуг | Оказанные услуги по состоявшимся визитам, после скидок | Учёт визитов |
| 2. Выручка товаров | Продажа косметики и сопутствующих товаров в визите и с прилавка | Учёт визитов и склад |
| 3. Материалы | Расходники, списанные на оказанные услуги, по цене закупки | Склад и тех.карты |
| 4. Валовая прибыль | Выручка минус материалы и себестоимость проданных товаров | Расчёт |
| 5. Оплата мастеров | Начисленная зарплата за месяц вместе с налогами и взносами | Расчёт зарплаты |
| 6. Постоянные расходы | Аренда, связь, программы, реклама, эквайринг, банк, хозяйство | Банковская выписка и касса |
| 7. Операционная прибыль | Валовая прибыль минус оплата мастеров и постоянные расходы | Расчёт |
| 8. Налоги с дохода | Налог по вашему режиму за месяц | Расчёт или бухгалтер |
| 9. Чистая прибыль | Операционная прибыль минус налоги | Расчёт |
Зарплату считайте начисленной, а не выплаченной
Если мастерам платят в начале следующего месяца, выплата по выписке относится к прошлому периоду. В ОПиУ ставят начисление за текущий месяц: так прибыль не прыгает от того, в какой день ушёл перевод. Та же логика у аренды, оплаченной на квартал вперёд, — в каждый месяц идёт треть.
Что не является ни доходом, ни расходом
Половина ошибок самостоятельного ОПиУ — строки, которых там быть не должно. Предоплаты, проданные абонементы и сертификаты, пополнения личного счёта клиента — это обязательства, а не выручка. Инкассация, переводы между своими счетами, возврат тела кредита и взнос собственника — движение денег без результата. Всё это видно в выписке, и всё это из отчёта убирают.
- Предоплата за запись: доход появится в день визита, а до этого деньги принадлежат клиенту и могут вернуться.
- Абонемент и сертификат: в месяц продажи — обязательство, выручка признаётся по мере посещений или погашения.
- Пополнение личного счёта клиента: аванс, который тратится на будущие визиты.
- Инкассация и перевод с карты на расчётный счёт: деньги переложены, а не заработаны.
- Кредит: поступление тела кредита — не доход, его возврат — не расход; в ОПиУ идут только проценты.
- Взнос и изъятие собственника: личные деньги владельца, а не результат бизнеса. Изъятие — это распределение прибыли, а не затрата.
- Покупка оборудования: в месяц покупки не расход целиком, а износ — стоимость, разделённая на срок службы, например на 36 месяцев.
Проверка простая: спросите про каждую крупную строку выписки, стал ли бизнес от неё богаче или беднее. Если деньги просто сменили карман или ещё не отработаны услугой, строке не место в отчёте. Такой фильтр занимает 10 минут и снимает большую часть расхождений.
Как собрать отчёт за месяц: порядок сборки
Отчёт удобно собирать в первые дни следующего месяца, когда закрыты смены и начислена зарплата. Сначала выручка и материалы из учёта визитов, затем зарплата, затем выписка банка с разметкой строк, в конце налоги и сверка. На салон с одной точкой уходит около часа, если визиты и расходы вносились в течение месяца, а не задним числом.
- 1Закройте месяц в учётеПроверьте, что у всех визитов проставлен итог: пришёл клиент или нет. Визит без отметки не попадёт ни в выручку, ни в базу начисления мастеру.
- 2Возьмите выручку и материалыВыручка услуг и товаров — по состоявшимся визитам месяца, материалы — по списаниям на эти визиты. Прилавочные продажи без визита добавьте отдельно.
- 3Возьмите начисленную зарплатуИтог ведомости за месяц плюс налоги и взносы, которые вы платите за сотрудников. Премии и штрафы — уже внутри итога.
- 4Разметьте выписку банкаКаждой строке — статья: аренда, реклама, эквайринг, банк. Строки из предыдущего раздела пометьте «вне отчёта». Выписку удобно выгрузить в таблицу и разметить колонкой.
- 5Добавьте наличные расходыХозяйственные покупки из кассы, мелкий ремонт, курьеры. Если они проводились по статьям, их достаточно сложить.
- 6Посчитайте налоги и сверьтеНалог по вашему режиму за месяц и итог. Затем сверка: прибыль плюс изменение авансов и запасов должна примерно объяснить, как изменились деньги на счетах.
Пример: месяц студии на три рабочих места
Ниже — условный месяц студии красоты с тремя мастерами на проценте и администратором на окладе. Цифры придуманы для расчёта и не описывают рынок. Обратите внимание на две вещи: проданные абонементы не попали в выручку, а оплата оборудования в рассрочку отражена износом, хотя по выписке ушла сумма в разы больше.
Пример расчёта, цифры условные
Студия на три места, мастера получают 40 % от выручки услуг, администратор на окладе. За месяц продано абонементов на 60 000 ₽ — в выручку не включены. Оборудование за 180 000 ₽ списывается износом на 36 месяцев. Режим — упрощённая система «доходы», 6 %.
| Строка | Сумма за месяц | Источник |
|---|---|---|
| Выручка услуг | 820 000 ₽ | Состоявшиеся визиты |
| Выручка товаров | 65 000 ₽ | Визиты и прилавок |
| Материалы и себестоимость товаров | −112 000 ₽ | Склад и тех.карты |
| Валовая прибыль | 773 000 ₽ | Расчёт |
| Мастера: 40 % от услуг | −328 000 ₽ | Расчёт зарплаты |
| Администратор с налогами на зарплату | −78 000 ₽ | Расчёт зарплаты |
| Аренда, связь, программы, банк и эквайринг | −196 000 ₽ | Выписка банка |
| Реклама | −35 000 ₽ | Выписка банка |
| Износ оборудования: 180 000 ₽ ÷ 36 | −5 000 ₽ | Расчёт |
| Операционная прибыль | 131 000 ₽ | Расчёт |
| Налог 6 % с дохода 885 000 ₽ | −53 100 ₽ | Расчёт |
| Чистая прибыль | 77 900 ₽ | Расчёт |
Рентабельность по чистой прибыли здесь около 9 % выручки. Если бы абонементы положили в доход месяца, отчёт показал бы прибыль примерно в 1,7 раза выше, а через два месяца, когда клиенты начнут ходить по оплаченным курсам, — провал. Налог на упрощённой системе при этом платится с поступлений, поэтому его база может отличаться от выручки ОПиУ: это нормально и уточняется у бухгалтера.
Сверка: почему прибыль есть, а денег на счёте меньше
Правильно собранный ОПиУ почти никогда не совпадает с изменением денег на счёте, и это не ошибка. Разницу объясняют четыре вещи: авансы клиентов, запасы на складе, покупки оборудования и платежи по кредиту. Если после их учёта остаётся необъяснённый хвост больше 5 % выручки, ищите пропущенную или задвоенную строку.
| Что случилось в месяце | Влияние на прибыль | Влияние на деньги |
|---|---|---|
| Продали абонементов больше, чем отходили | Нет | Денег больше |
| Закупили материалы впрок | Нет, до списания | Денег меньше |
| Купили оборудование | Только износ | Денег меньше на всю сумму |
| Вернули часть кредита | Только проценты | Денег меньше на весь платёж |
| Начислили зарплату, выплатят в следующем месяце | Меньше | Пока без изменений |
- Задвоение: прилавочную продажу товара посчитали и в визитах, и отдельно.
- Пропуск: расходы наличными из кассы не попали в таблицу, потому что их нет в выписке.
- Смещение: зарплата взята по выплатам, и в месяце оказалось две ведомости.
- Эквайринг: банк удерживает комиссию из поступлений, и её не видно как отдельную строку расхода.
Отчёт о прибылях и убытках в IZZI CRM: что есть и чего нет
Готового отчёта о прибылях и убытках в IZZI CRM нет, и выписку банка система не загружает. Зато верхние строки отчёта она даёт из рабочих данных: выручку по состоявшимся визитам, выручку и себестоимость материалов по услугам, начисленную зарплату. Нижние строки — аренду, рекламу, налоги — вы переносите из выписки сами, в таблицу или расходом по статье.
- «Сводка» считает выручку как сумму чеков визитов со статусом «Пришёл» за период — это строки выручки услуг и товаров в визитах. Выгрузки у сводки нет, число переносится вручную.
- «Отчёт по услугам» показывает по каждой услуге выручку, себестоимость материалов по тех.картам и прибыль, сворачивается до категорий и выгружается в CSV или Excel — это строки материалов и валовой прибыли.
- «Расчёт за период» в разделе зарплаты даёт начисленную сумму по каждому сотруднику, а вкладка «Отчёт» — начислено, выплачено и осталось к выплате.
- «Финансовый отчёт» раскладывает по статьям операции касс: ручные приходы и расходы, прилавочную продажу товаров со статьёй «Товары», движения личного счёта клиента. Переводы между кассами показаны отдельно и в прибыль не входят. Отчёт выгружается в CSV или Excel.
- Расходы с расчётного счёта можно проводить в кассе «Расчётный счёт» по статьям — тогда постоянные расходы соберутся в финансовом отчёте, а не в отдельной таблице.
Границы, о которых важно знать до сборки
«Доход» финансового отчёта — это деньги по дате оплаты, без оплат сертификатом, абонементом и бонусами, а не выручка по дате визита: берите выручку из сводки и отчёта по услугам, а из финансового отчёта — расходы и прилавочные продажи. Проданные сертификаты и абонементы встают в него приходом в день продажи, статьями «Сертификаты» и «Абонементы», — это предоплата, а не выручка месяца. Фиксация ведомости зарплаты не проводит расход сама. Расход не проведётся, если в кассе не хватает остатка, так что для расчётного счёта задайте начальный остаток и поступления. Разрезы для сборки — среди 13 экранов аналитики, порядок работы с кассами описан в справке, где 91 материалов, а ассистент из 21 действий умеет ответить цифрой выручки за период.