Как составить график 2/2: порядок работы
График 2/2 составляют в пять шагов: считают, сколько мастеров нужно в обычный и в пиковый час, делят команду на пары со сдвигом в два дня, собирают пожелания до фиксированной даты, разбирают конфликты по заранее объявленным правилам и только потом публикуют график — не позже чем за две недели до начала месяца.
- 1Минимальный составДля каждой специализации запишите, сколько человек должно быть в салоне в обычный день и в пиковые часы. Это рамка, которую нельзя нарушить ни одним пожеланием.
- 2ПарыРазбейте мастеров одной специализации на пары. Внутри пары цикл второго начинается на два дня позже, поэтому каждый день закрыт хотя бы одним человеком.
- 3ПожеланияОткройте сбор пожеланий на следующий месяц с чётким сроком, например до 20-го числа. Позже этой даты просьбы принимаются только как обмен.
- 4КонфликтыСовпавшие выходные разбирайте по очереди и правилам, объявленным до сбора, а не по тому, кто громче попросил.
- 5ПубликацияОтправьте готовый график всей команде за 14 дней до начала месяца. С этого момента он меняется только через обмен сменами.
Пары и сдвиг: на чём держится цикл 2/2
Цикл 2/2 длится четыре дня: два рабочих, два выходных. Чтобы салон работал каждый день, мастеров одной специализации ставят парами, и второй начинает цикл на два дня позже первого. Для двух человек на смене нужны уже две пары, причём вторую сдвигают ещё на день, чтобы пересменки не совпадали.
| Мастер | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Пн |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Анна (пара 1) | Р | Р | — | — | Р | Р | — | — |
| Ольга (пара 1) | — | — | Р | Р | — | — | Р | Р |
| Ирина (пара 2) | — | Р | Р | — | — | Р | Р | — |
| Дарья (пара 2) | Р | — | — | Р | Р | — | — | Р |
В такой сетке каждый день работают ровно два мастера, и у каждой пары свой ритм. Полезное свойство 2/2: цикл в четыре дня не совпадает с неделей, поэтому субботы делятся сами. За четыре недели каждый мастер работает ровно две субботы из четырёх, и спорить о выходных субботах приходится гораздо реже, чем при пятидневке.
- Пары собирают из мастеров одного уровня: если в паре сильный и начинающий, клиенты сильного будут ждать его два дня и уходить.
- Нечётное число мастеров — не беда: лишний человек работает не по 2/2, а короткими сменами в пиковые дни, об этом ниже.
- Сдвиг пары меняют не чаще раза в квартал: постоянные клиенты запоминают, что их мастер работает «через два дня».
Как собрать пожелания мастеров и не утонуть в просьбах
Пожелания собирают раз в месяц, в одном месте и до фиксированной даты, например до 20-го числа на следующий месяц. Каждое сразу помечают типом: жёсткое ограничение, желательный выходной или обмен с коллегой. Просьбы, пришедшие после срока или в личные сообщения администратору, рассматривают уже после публикации графика — как обмен.
| Тип пожелания | Пример | Как учитывать |
|---|---|---|
| Жёсткое ограничение | Сессия, приём врача, ребёнок из сада по средам | Учитывается всегда, но не больше двух дат в месяц без подтверждения |
| Желательный выходной | Свободная суббота на день рождения подруги | По очереди, если не ломает минимальный состав |
| Отпуск | Две недели в июле | Отдельная заявка за два месяца, до сбора пожеланий |
| Постоянная просьба | Не работать по понедельникам | Решается сменой пары или цикла, а не каждый месяц заново |
- Одна общая таблица или форма на всех. Пожелание, записанное в личной переписке, легко теряется среди сообщений клиентов, и потом мастер уверен, что его проигнорировали.
- Желательные выходные мастер ранжирует: первый выбор, второй выбор. Так администратору есть куда сдвинуть человека, не отказывая ему совсем.
- Каждому мастеру после публикации — короткий ответ: что учтено, что нет и почему. Это снимает большую часть обид.
Когда пожелания совпали: правила очереди
Конфликт возникает, когда двое из одной специализации просят один и тот же выходной. Решать его по симпатии или по стажу — верный путь к обидам. Работают прозрачные правила: жёсткое ограничение важнее желания, дальше очередь — кто уступил в прошлом месяце, в этом выбирает первым. Правила объявляют до начала сбора пожеланий, а не во время спора.
- Порядок старшинства: жёсткое ограничение → отпуск, согласованный заранее → желательный выходной с учётом очереди.
- Очередь ведут в той же таблице: одна колонка «уступил в прошлый раз». Три уступки подряд у одного человека — сигнал пересобрать пары.
- Праздничные дни и 31 декабря распределяют по кругу на год вперёд: кто работал в прошлом году, в этом отдыхает.
- Если конфликт не решается очередью, администратор предлагает обоим компенсацию: тот, кто выходит, получает доплату за смену или приоритет в следующем месяце.
Покрытие пиков: отдельный слой поверх 2/2
Пик закрывают не удлинением всех смен, а отдельным слоем поверх 2/2. Сначала находят часы, в которые клиентам отказывают, затем добавляют короткую вечернюю смену, мастера на пятидневке со сдвигом или выход за доплату. Если пиковых часов меньше 15 в неделю, доплата за выход обычно дешевле, чем ещё одна пара мастеров.
- 1Найдите часы отказовДве-три недели записывайте, когда клиентам не нашлось окна: день, час, услуга. Именно эти часы и есть пик, а не те, что кажутся загруженными.
- 2Посчитайте нехваткуЧисло отказов в пиковый час разделите на число визитов, которые мастер успевает за час. Получится, сколько человек не хватает.
- 3Выберите слойВечерняя смена с 15 до 21 по пятницам и субботам, мастер с плавающими выходными или список тех, кто готов выйти в свой выходной за доплату.
- 4Закрепите слой за людьмиПиковые смены распределяют на месяц вперёд вместе с основным графиком, а не ищут добровольцев в четверг вечером.
Пример расчёта, цифры условные
Салон, пятница с 17 до 21, желающих записаться 10 человек. Два мастера на смене успевают принять шестерых. Средний чек 2 500 ₽, доля салона после оплаты мастера и материалов — половина чека. Третьему мастеру за выход платят 1 500 ₽ сверху.
| Вариант | Принято визитов | Выручка вечера | Доплата за выход | Остаётся салону |
|---|---|---|---|---|
| Два мастера | 6 | 15 000 ₽ | 0 ₽ | 7 500 ₽ |
| Три мастера, доплата за выход | 9 | 22 500 ₽ | 1 500 ₽ | 9 750 ₽ |
| Три мастера, пришёл один лишний клиент | 7 | 17 500 ₽ | 1 500 ₽ | 7 250 ₽ |
Доплата окупается, когда третий мастер принимает хотя бы двух клиентов сверх того, что успевает основная смена. Если отказов в пик меньше двух за вечер, слой не нужен — достаточно сдвинуть начало одной из смен на пару часов позже. Во что обходится пустой час в графике, подробно разобрано в статье о заполняемости мастеров.
Обмены и замены после публикации
Опубликованный график меняется только через обмен: мастер сам находит коллегу той же специализации, оба подтверждают письменно в общем чате, а администратор вносит правку в тот же день. Искать замену за мастера администратор не должен, иначе любая просьба становится его задачей. На случай болезни держат короткий список тех, кто готов выйти в свой выходной.
- Обмен — только равноценный: смена на смену той же длины. Отдать смену «в никуда» нельзя, если без неё нарушается минимальный состав.
- Не больше двух обменов у одного мастера в месяц. Если их больше, график ему не подходит, и это разговор о смене пары или цикла.
- Записи клиентов на отданную смену переходят к тому, кто вышел, и клиента об этом предупреждают заранее, а не у двери.
- Болезнь оформляется отдельно от обмена: администратор отмечает отсутствие и звонит по списку готовых выйти, начиная с тех, у кого меньше часов в этом месяце.
Проверка графика перед публикацией
Перед тем как отправить график команде, его проверяют по пяти вопросам. Закрыта ли каждая специализация каждый день? Нет ли у кого-то больше шести смен подряд? Разница в числе смен между мастерами не больше одной? Учтены ли все жёсткие ограничения? Рассылается ли график хотя бы за 14 дней до начала месяца?
| Вопрос | Как проверить | Если нет |
|---|---|---|
| Каждая специализация закрыта каждый день | Просмотреть сетку по столбцам дней | Сдвинуть пару или поставить слой |
| Не больше шести смен подряд | Просмотреть строку каждого мастера | Поменять местами выходной с соседней неделей |
| Смены распределены ровно | Посчитать смены в строке за месяц | Отдать лишнюю смену тому, у кого меньше |
| Жёсткие ограничения учтены | Сверить с таблицей пожеланий | Исправить до рассылки, а не после жалобы |
| Срок публикации соблюдён | Дата рассылки не позже чем за 14 дней | В следующем месяце закрыть сбор пожеланий раньше |
Как вести график смен в IZZI CRM
В IZZI CRM график смен ведётся общей сеткой «сотрудники × дни», и из неё журнал и онлайн-запись берут рабочие часы мастеров. Цикл 2/2 ставится шаблоном с датой начала: второму мастеру пары эту дату сдвигают на два дня. Сбора пожеланий и обмена сменами внутри системы нет — их принимают по своим правилам и вносят правкой дня.
- Дата, с которой применяется шаблон, становится первым днём цикла. Для пары 2/2 шаблон применяют дважды: одному мастеру с понедельника, второму со среды. Горизонт — до 52 недель вперёд.
- Свой цикл длиной до 31 дня задаётся отдельным шаблоном: например, 2/2 с 10 до 22 или вечерний слой с 15 до 21 по пятницам и субботам.
- Применение шаблона заменяет всё, что стояло в выбранном диапазоне. Поэтому порядок такой: сначала шаблоны, потом учтённые пожелания — правкой конкретных дней.
- Жёсткие ограничения и отпуска отмечают периодом отсутствия: отпуск, больничный или отгул закрывают окна записи на все дни периода. Отметка «Оплачиваемый» засчитывает такие дни сменами в оплате «за смену».
- Мастер с привязанной учётной записью видит своё расписание в Telegram-кабинете сотрудника, в разделе «Мой день». Общий график салона в кабинете виден всем сотрудникам — скрыть от мастера чужие смены настройкой роли нельзя.
- Загрузку графика каждого мастера за месяц показывает вкладка «Статистика» в его карточке, сравнение по команде — отчёт по сотрудникам среди 13 разрезов аналитики. Применение шаблона остаётся в журнале аудита с автором и датой.
- Нового мастера ИИ-ассистент заводит карточкой на подтверждение — это одно из 21 его действий; график по шаблону надёжнее применить на экране смен. Демо-наборы для 26 отраслей приходят с мастерами и их расписанием, так что сетку можно опробовать до ввода своей команды.
Чего в системе нет
Заявок мастеров на выходные, голосования за смены и обмена сменами между сотрудниками нет: пожелания собирают в своей таблице, а в сетку их вносит администратор. Отчёта «спрос по часам» тоже нет — часы отказов считают по журналу вручную. Пошаговая настройка сетки описана в справке, где всего 91 статей.