Инвентаризация в салоне: что это и зачем
Инвентаризация — это сверка того, что числится на складе по учёту, с тем, что реально стоит на полках. Её смысл не в новой цифре остатка, а в расхождении: оно показывает, где материал уходит мимо услуг, где занижена норма расхода и где потерялся приход. Без разбора причин пересчёт бесполезен.
В салоне расхождение почти никогда не бывает одной большой кражей. Обычно это сумма мелких утечек: незакрытые визиты, лишние граммы краски на длинных волосах, флакон, списанный как «похожий» оттенок, коробка от поставщика, которую приняли, но не провели. Каждая из них по отдельности мала, вместе они дают 3–7 % стоимости запаса за квартал.
- Полная инвентаризация — пересчёт всего склада. Разумно раз в квартал и перед сменой ответственного за склад.
- Выборочная — пересчёт 10–15 самых дорогих позиций. Раз в месяц, занимает 20–30 минут.
- Внеплановая — после сигнала: остаток ушёл в минус, мастер жалуется, что материал кончился раньше срока, или сменился поставщик.
Подготовка: что сделать до начала пересчёта
Главная ошибка — начинать считать, пока учёт не закрыт. Перед пересчётом все визиты дня должны быть завершены, все поставки проведены, а продажи товара отмечены. Иначе вы найдёте расхождения, которых на самом деле нет, и потратите вечер на поиск ошибки, созданной самой подготовкой.
- 1Закройте деньВсе визиты в журнале отмечены как состоявшиеся или отменённые. Незакрытый визит не списал материалы, и полка покажет «недостачу», которой нет.
- 2Проведите все приходыСоберите накладные за период и сверьте их с документами прихода. Непроведённая поставка — самая частая причина мнимого излишка.
- 3Остановите движениеПересчёт начинают после последнего клиента. Если салон работает до 21:00, начинайте в 21:15, а не «параллельно, пока мастер докрашивает».
- 4Подготовьте ведомостьТаблица: позиция, единица, остаток по учёту, факт, разница. Колонку «по учёту» лучше скрыть от того, кто считает, — иначе рука невольно подгоняет факт под ожидание.
- 5Разделите зоныВитрина, рабочие места мастеров, основной склад. Каждая зона считается целиком, прежде чем переходить к следующей.
Порядок пересчёта: полки, рабочие места и вскрытые флаконы
Считают вдвоём: один называет позицию и количество, второй записывает. Идут по полкам слева направо, сверху вниз, не перескакивая. Целые упаковки считают штуками, вскрытые переводят в учётную единицу — миллилитры или граммы. Для флаконов с краской и окислителем лучше всего работают весы.
- Целые упаковки — штуками, затем умножьте на объём упаковки, если учёт ведётся в миллилитрах или граммах.
- Вскрытые тюбики краски взвешивайте. Заранее один раз взвесьте пустой тюбик и полный: разница даёт вес содержимого, а текущий вес минус вес пустой упаковки — остаток. Кухонные весы с точностью до 1 грамма подходят.
- Флаконы с мерной шкалой — по шкале. Без шкалы — долями: четверть, половина, три четверти. Точность до 10–15 % для вскрытой упаковки достаточна.
- Материалы на рабочих местах мастеров — тоже склад. Их часто забывают, и полная тележка колориста превращается в «недостачу» на основном складе.
- Просроченное и повреждённое откладывайте в отдельную коробку сразу при пересчёте: это будущее списание с причиной, а не часть рабочего остатка.
Сколько это занимает
Склад небольшого салона — 80–150 позиций. Вдвоём при подготовленной ведомости это 1,5–2 часа, из них половина уходит на вскрытые упаковки. Выборочный пересчёт дорогих позиций — 20–30 минут.
Сверка: как посчитать расхождение в деньгах
Расхождение в штуках или граммах мало что говорит: пять перчаток и пять тюбиков краски — разные потери. Поэтому каждую разницу умножают на себестоимость единицы и сортируют позиции по сумме. Разбирать начинают с верхних строк: обычно две-три позиции дают больше половины всей недостачи.
Пример расчёта, цифры условные
Условный салон на четыре рабочих места, учёт вскрытых упаковок в граммах и миллилитрах, себестоимость — средняя цена закупки. Знак минус — недостача, плюс — излишек.
| Позиция | По учёту | Факт | Разница | Себестоимость единицы | Сумма расхождения |
|---|---|---|---|---|---|
| Краска, оттенок 7.1, г | 540 | 420 | −120 | 4 ₽ за г | −480 ₽ |
| Краска, оттенок 7.3, г | 300 | 380 | +80 | 4 ₽ за г | +320 ₽ |
| Окислитель 6 %, мл | 3 000 | 2 400 | −600 | 0,6 ₽ за мл | −360 ₽ |
| Ампулы для ухода, шт | 24 | 21 | −3 | 350 ₽ | −1 050 ₽ |
| Перчатки, пар | 400 | 370 | −30 | 6 ₽ | −180 ₽ |
| Шампунь на продажу, шт | 12 | 12 | 0 | 600 ₽ | 0 ₽ |
В этом примере недостача по одному оттенку и излишек по соседнему почти компенсируют друг друга — классический признак пересорта: мастер брал 7.3, а списывалось 7.1. Ампулы дают самую большую сумму при самой маленькой разнице в штуках, и именно с них стоит начать разбор. Перчатки, наоборот, можно вообще не разбирать: 30 пар за месяц — нормальный разброс нормы.
Разбор расхождений: причина по признаку
У каждой причины расхождения свой почерк. Недостача по одной позиции у всех мастеров говорит о заниженной норме, а у одного мастера — о привычке или утечке. Пара «минус по одному оттенку, плюс по соседнему» — пересорт. Излишек почти всегда означает непроведённое списание или ошибку в приходе.
| Признак | Вероятная причина | Что сделать |
|---|---|---|
| Минус по одному оттенку, плюс по соседнему | Пересорт при списании | Развести позиции так, как их различает мастер у полки |
| Недостача по позиции у всех мастеров равномерно | Норма расхода в тех.карте занижена | Пересчитать норму по фактическому расходу за месяц |
| Недостача растёт у одного мастера | Перерасход или вынос материала | Разговор с мастером, отдельная зона хранения |
| Излишек по позиции | Приход проведён дважды или списание не оформлено | Сверить накладные и документы прихода |
| Недостача сразу после поставки | Приняли меньше, чем в накладной | Пересчитывать поставку при приёмке, а не потом |
| Минус в учёте при полной полке | Визиты завершены, а приход не проведён | Провести поставку, остаток выровняется сам |
Допустимый порог задайте заранее, иначе каждая инвентаризация превратится в расследование. Ориентир для расходников — до 2–3 % от оборота позиции за период: такое расхождение объясняется неточностью нормы и взвешивания. Всё, что выше, разбирается поимённо. Как заново откалибровать норму расхода, подробно разобрано в статье об учёте расходников.
Как оформить результат и закрыть расхождение
Результат инвентаризации фиксируют документом: дата, кто считал, позиции с учётным и фактическим остатком, разница и причина. Недостачу проводят списанием с конкретной причиной, излишек — приходом. Переписывать остаток молча нельзя: тогда следующая инвентаризация не покажет, повторилась ли та же самая дыра в учёте.
- 1Подпишите ведомостьОба участника пересчёта и ответственный за склад. Если есть договор о материальной ответственности, порядок удержаний сверьте с юристом по главе 39 ТК РФ, а не решайте на месте.
- 2Проведите недостачу списаниемС причиной: пересорт, потеря, брак, истёкший срок. Причина «прочее» у каждой строки обесценивает весь последующий анализ потерь.
- 3Проведите излишек приходомПо цене, равной текущей себестоимости позиции, чтобы излишек не сдвинул учётную стоимость остального запаса.
- 4Запишите решенияКакие нормы поменяли, какие позиции разделили, кто теперь принимает поставки. Через месяц проверьте, ушло ли расхождение именно по этим позициям.
Инвентаризация в IZZI CRM: что есть и чего нет
В IZZI CRM склад ведётся неизменяемым журналом движений: приход, списание с причиной, продажа и перемещение между складами. Отдельного документа инвентаризации, куда вводят факт и сразу получают разницу, в кабинете нет. Расхождение считается в ведомости, а в систему проводится списанием недостачи и приходом излишка.
- Ведомость для пересчёта даёт отчёт по складу: вкладка «Оборот» показывает по каждой позиции начальный остаток, приход, расход, продажу и конечный остаток, а «Экспорт» выгружает её в CSV или Excel.
- Записи журнала «Складские операции» не правятся и не удаляются: ошибка исправляется встречной операцией. Поэтому по любой цифре остатка видно, кто, когда и каким документом её изменил.
- Списание проводится с обязательной причиной: Брак, Порча, Потеря, Срок, Пересорт или Прочее, справочник причин настраивается. Списать больше, чем числится, нельзя.
- Вкладка «Списания» в отчёте складывает потери по причинам с себестоимостью в деньгах — это и есть разбор инвентаризации в динамике от месяца к месяцу.
- Строки с пометкой «авто» — списание по тех.карте при завершении визита. Остаток может уйти в «Минус» только от такого списания: это сигнал провести поставку, а не ошибка пересчёта.
- Если в филиале несколько складов, например основной и витрина, остаток виден по каждому отдельно — считать удобно по складам, а не по всему филиалу сразу.
- Излишек, проведённый приходом, пересчитывает себестоимость позиции средневзвешенно, поэтому цену в строке прихода ставьте равной текущей себестоимости из карточки товара.
- Позиции на пороге «мало» или ниже собирает вкладка «Заказ» с колонкой «К заказу» и поставщиком последнего прихода — закупку удобно составить сразу после пересчёта.
- Отчёт по складу — один из 13 разрезов аналитики, а порядок работы со складом описан в открытой справке: 91 статей читаются без регистрации. В большинстве демо-наборов из 26 отраслей склад и тех.карты уже заведены — на них можно потренироваться до ввода своих данных.
- Чего нет: документа инвентаризации с вводом факта и автоматическим расчётом разницы, пересчёта сканером штрихкодов и уведомления о низком остатке. Факт записывают в выгруженную ведомость, а недостачу и излишек проводят вручную по каждой позиции.