Сравнение CRM систем: короткий ответ
Сравнивать стоит не больше трёх систем, по десяти критериям, каждый — по шкале от 1 до 5 с заранее записанным смыслом оценок. Критерии получают веса под ваш бизнес, итог считается взвешенной суммой. Отдельно проверяются стоп-критерии: система без выгрузки базы или без разграничения прав выбывает, какой бы высокой ни была её сумма.
Методика нужна, чтобы решение не принималось по впечатлению от демонстрации. Менеджер поставщика показывает сильные стороны, и после трёх презентаций в голове остаётся самая обаятельная, а не самая подходящая система. Записанная шкала и веса заставляют задавать одинаковые вопросы всем трём и сравнивать ответы, а не настроение.
Почему таблица с галочками обманывает
Отметка «есть» ничего не говорит о том, как функция работает. Напоминания «есть» и у системы, где администратор жмёт кнопку на каждого клиента, и у той, где сообщения уходят сами в нужный канал. Галочка уравнивает ручной обход и автоматику, поэтому сравнение по ней почти всегда заканчивается выбором по цене.
- Галочка не показывает глубину: «склад есть» может означать и список товаров, и списание по норме на услугу.
- Галочка не показывает цену: модуль может стоить отдельно и появиться в счёте только после внедрения.
- Галочка не показывает, кто настраивает: функция, которую включает поддержка за неделю, для вас сегодня равна отсутствующей.
- Галочку ставит поставщик, а оценку по шкале ставите вы, после того как сами попробовали.
Шкала от 1 до 5: что означает каждая оценка
Оценки нужно определить до первой демонстрации, иначе четвёрка у одной системы и четвёрка у другой будут значить разное. Удобная шкала строится по степени ручного труда: единица — функции нет или она делается вне системы, пятёрка — работает сама и проверена на ваших собственных услугах, мастерах и клиентах.
| Оценка | Что значит | Пример на критерии «напоминания» |
|---|---|---|
| 1 | Функции нет, задача решается вне системы | Администратор пишет каждому клиенту сам |
| 2 | Есть, но через обходной путь | Выгрузить список и разослать в другом сервисе |
| 3 | Работает после настройки поддержкой или за доплату | Один шаблон, один канал, включают по заявке |
| 4 | Работает само, но с заметными ограничениями | Уходит автоматически, но только в SMS |
| 5 | Работает само и проверено на ваших данных | Несколько каналов по порядку, видно, дошло ли сообщение |
Пятёрку ставят только после проверки
Если функцию показали на демонстрационных данных, а сами вы её не пробовали, максимальная оценка — 4. Это простое правило отсекает половину разочарований: демонстрация всегда идёт по сценарию, в котором всё работает.
Десять критериев и их вес под ваш масштаб
Вес показывает, насколько критерий важен именно вам, и зависит от масштаба. Частному мастеру онлайн-запись и напоминания важнее аналитики, сети — наоборот. Сумма весов в каждой колонке равна 100 %, поэтому итоговая оценка остаётся в той же шкале от 1 до 5 и читается без пересчётов.
| Критерий | Вопрос на проверке | Частный мастер | Салон 3–8 мастеров | Сеть |
|---|---|---|---|---|
| Журнал и двойная бронь | Можно ли поставить двух клиентов в одно кресло? | 15 % | 15 % | 10 % |
| Онлайн-запись | Видит ли клиент только реально свободное время? | 20 % | 10 % | 5 % |
| Напоминания | Уходят ли сами и в какие каналы? | 15 % | 10 % | 5 % |
| Звонки и переписка | Кто отвечает, когда администратор занят? | 15 % | 10 % | 5 % |
| Касса и оплаты | Сходится ли день без ручной сверки? | 10 % | 10 % | 10 % |
| Зарплата мастеров | Считается ли процент от закрытых визитов? | 0 % | 10 % | 10 % |
| Склад и расходники | Списываются ли материалы по норме на услугу? | 5 % | 5 % | 10 % |
| Аналитика | Видны ли загрузка, возвращаемость и сравнение периодов? | 5 % | 10 % | 15 % |
| Права и 152-ФЗ | Видит ли администратор только своё, где серверы? | 5 % | 10 % | 15 % |
| Выгрузка и выход | Можно ли забрать базу файлом в любой день? | 10 % | 10 % | 15 % |
Веса в таблице — стартовая точка, а не догма. Если у вас автосервис с дорогими запчастями, склад поднимается до 15 %; если половина клиентов звонит, а не пишет, критерий звонков стоит поднять за счёт аналитики. Меняйте веса до первой демонстрации, а не после: подгонка весов под понравившуюся систему — самый частый способ обмануть себя.
Стоп-критерии: что обнуляет сумму
Некоторые недостатки не компенсируются высокими оценками в других строках. Если систему нельзя покинуть с базой, если данные клиентов лежат за пределами России или все сотрудники видят всё, никакая красивая аналитика этого не перекроет. Такие пункты проверяются первыми, и система с провалом по ним выбывает до подсчёта суммы.
- Нельзя выгрузить базу клиентов файлом самостоятельно, только «по заявке в поддержку».
- Персональные данные хранятся на серверах за пределами России или поставщик не может ответить, где именно.
- Нет ролей: администратор видит выручку и зарплаты, а любой мастер может унести всю базу клиентов файлом.
- Цена при вашем числе мастеров и нужных модулях не называется до подписания договора.
- Нет пробного периода на своих данных — только демонстрация менеджером.
Как провести оценку за один день
Оценка трёх систем укладывается в один рабочий день, если готовить не систему, а сценарий. Возьмите пять своих услуг, трёх мастеров с разным графиком и один расходник, пройдите в каждой системе одинаковый путь от записи до выгрузки и ставьте оценки сразу, пока впечатление не смешалось со следующей системой.
- 1Подготовьте сценарий за 30 минутСписок действий на листе: записать клиента, перенести, отметить неявку, провести визит с оплатой, вернуть часть денег, посчитать мастеру, выгрузить базу.
- 2Проверьте стоп-критерии первымиВыгрузка, роли, расположение серверов, цена на вашем масштабе. Провал по любому — система выбывает, время на неё больше не тратится.
- 3Пройдите сценарий в каждой системеНа каждую уходит около 90 минут. Ставьте оценку по шкале сразу после шага и записывайте одной фразой, почему именно такая.
- 4Позовите того, кто будет работатьАдминистратор оценивает журнал и запись, бухгалтер или владелец — кассу и зарплату. Двое оценщиков дают меньший разброс, чем один.
- 5Посчитайте взвешенную суммуОценку по критерию умножьте на его вес и сложите. Разница меньше 0,2 балла — ничья, решайте по цене первого года и удобству поддержки.
Пример: три системы с одинаковым средним
Простое среднее часто уравнивает системы, которые на деле сильно различаются. В примере ниже у систем Б и В одинаковое среднее — 3,8, но с весами салона Б выходит вперёд, а В выбывает по стоп-критерию, потому что базу из неё нельзя выгрузить самостоятельно. Система А проигрывает обеим по сумме.
| Критерий | Вес | Система А | Система Б | Система В |
|---|---|---|---|---|
| Журнал и двойная бронь | 15 % | 5 | 4 | 3 |
| Онлайн-запись | 10 % | 4 | 5 | 3 |
| Напоминания | 10 % | 3 | 4 | 5 |
| Звонки и переписка | 10 % | 2 | 4 | 3 |
| Касса и оплаты | 10 % | 4 | 3 | 5 |
| Зарплата мастеров | 10 % | 3 | 4 | 5 |
| Склад и расходники | 5 % | 2 | 3 | 5 |
| Аналитика | 10 % | 4 | 3 | 5 |
| Права и 152-ФЗ | 10 % | 3 | 4 | 3 |
| Выгрузка и выход | 10 % | 2 | 4 | 1 |
| Простое среднее | — | 3,2 | 3,8 | 3,8 |
| Взвешенная оценка | — | 3,35 | 3,85 | 3,70 |
| Стоп-критерий | — | пройден | пройден | выгрузки нет — выбывает |
Система В лучше всех считает деньги и склад, и без стоп-критериев её легко было бы выбрать. Через год, при смене системы, выяснилось бы, что базу из неё можно получить только через поддержку и не целиком. Именно поэтому выход проверяется до суммы, а не вместе с ней.
Цена первого года: считать вместе, а не отдельно
Оценка по шкале отвечает на вопрос «что лучше работает», цена — на вопрос «сколько это стоит на вашем масштабе». Смешивать их в одну сумму не нужно: сначала отсеките системы стоп-критериями, потом сравните оставшиеся по цене первого года с внедрением, модулями и сообщениями клиентам.
Пример расчёта, цифры условные
Условный салон: четыре мастера, одна точка, нужны онлайн-запись, онлайн-оплата и склад. Цены систем условные, оплата помесячно без скидки за срок, около 300 SMS в месяц по 4 ₽ одинаково для всех трёх.
| Статья | Система А | Система Б | Система В |
|---|---|---|---|
| Ежемесячная плата × 12 | 2 500 × 12 = 30 000 ₽ | 3 900 × 12 = 46 800 ₽ | 2 900 × 12 = 34 800 ₽ |
| Внедрение и обучение | 0 ₽ | 0 ₽ | 25 000 ₽ |
| Модули оплаты и склада | 1 000 × 12 = 12 000 ₽ | входят | 500 × 12 = 6 000 ₽ |
| SMS клиентам | 14 400 ₽ | 14 400 ₽ | 14 400 ₽ |
| Итого за год | 56 400 ₽ | 61 200 ₽ | 80 200 ₽ |
Самая дешёвая по ежемесячной плате система В оказывается самой дорогой за год из-за внедрения и модулей. А разница между А и Б меньше 10 %, при этом Б выигрывает по оценке на полбалла. Такой расклад встречается чаще, чем кажется: ежемесячная цифра на сайте редко совпадает с тем, что вы заплатите.
Ошибки, которые искажают сравнение
Методика ломается в трёх местах: оценки ставятся по памяти через день после демонстрации, веса подгоняются под понравившуюся систему, а оценивает один человек, который сам потом в системе не работает. Каждая из этих ошибок сдвигает итог на полбалла и больше — этого достаточно, чтобы выбрать не ту систему.
- Оценка по памяти: через сутки три демонстрации сливаются в одну, и оценки выравниваются к середине шкалы.
- Сравнение на демонстрационных данных: у поставщика всё настроено идеально, у вас будут свои услуги с разной длительностью.
- Лишние кандидаты: пять систем за неделю утомляют сильнее, чем три за день, и качество оценки падает к концу.
- Вес внешнего вида: красивый журнал оценивают выше, хотя на итог работы администратора он влияет меньше, чем напоминания.
Как оценить IZZI CRM по той же шкале
IZZI CRM стоит проверять тем же сценарием и без поблажек: пробный период даёт полный доступ без карты, поэтому пятёрки можно ставить только после своих данных. Ниже — что система делает по критериям таблицы и где у неё граница, чтобы оценка была честной с первого прохода.
- Журнал: запись занимает мастера и рабочее место сразу, поэтому двойную бронь поставить некуда. Онлайн-запись входит без отдельной платы за модуль.
- Звонки: отвечать на них и записывать клиента в тот же журнал может голосовой диспетчер Stexa — отдельный сервис, который подключается к IZZI CRM. В подписку он не входит: условия называет специалист Stexa, а связь оплачивается оператору по вашему договору с ним; учтите это в цене первого года.
- Переписка: Telegram, ВКонтакте, MAX, Авито и WhatsApp через шлюз, который салон подключает и оплачивает сам как внешний сервис.
- Выход: базу клиентов можно выгрузить в CSV или Excel в любой день. Граница импорта при переезде: дубли по телефону пропускаются, а не объединяются.
- Цифры для строк таблицы: 26 готовых отраслевых наборов, 13 разрезов аналитики, 21 действий ассистента, 16 подключаемых интеграций и 86 статей справки.
- Граница по цене: бесплатного бессрочного варианта нет, после пробного периода система работает только с оплатой.